Можно ли списывать затраты на ГСМ не по фактическим показаниям, а по нормативу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли списывать затраты на ГСМ не по фактическим показаниям, а по нормативу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ) относятся к горюче-смазочным материалам (ГСМ), которые входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ). В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Для обобщения информации о наличии и движении топлива в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 10.03 «Топливо», подчиненный счету 10 «Материалы».

Правила учета ГСМ — нормативы

Компании имеют право на утверждение собственного лимита расходования топлива:

• заимствуют сведения о расходовании ГСМ из технической документации на машину;
• собирают комиссию и производят замеры.

Замеры расхода бензина производятся по следующей схеме (отдельно для порожнего и груженого ТС, для летних и зимних поездок, для простоя с включенным двигателем и т.д.):

1. В пустой бак заливается бензин, фиксируется его объем.
2. Автомобиль ездит до момента полного опорожнения бензобака.
3. По спидометру определяется, сколько километров авто проехало до опустошения бака.
4. Определяется, сколько топлива требуется для проезда 1 километра (число литров делится на количество километров).
5. Составляется акт комиссии с подписями всех ее членов.

Правила учета ГСМ — подтверждение расходов на топливо

Формы путевого листа обязательны к применению только для профессиональных перевозчиков. Непрофильные компании вправе разрабатывать свои бланки и отражать их как приложение с образцом в учетной политике. Следует помнить о таких моментах:

• на каждый автомобиль должен оформляться отдельный путевой лист;
• предельный срок действия листа — 1 месяц;
• в путевом листе отражается точный маршрут поездки и расход топлива.

Если в компании более двух транспортных средств, учитывать расходы на топливо будет проще, если вести внутреннюю отчетность. Формы отчетности, сроки составления, список ответственных лиц — все утверждается руководством в приказе. Среди полезных отчетных форм:

1. Отчет о движении горюче-смазочных материалов, оформляемый материально ответственным за выдачу ГСМ работником на основании актов, требований, товарно-транспортных накладных, карточки учета расхода ГСМ, ведомости учета возврата талонов. В документе указываются сведения о получившем топливо сотруднике, разновидности ГСМ, единицы измерения, цель выдачи, остаток на начало/конец отчетного периода, поступление, выбытие.
2. Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов. В документе указывается выданное всем работникам топливо. Водители предъявляют путевой лист или другой документ, итоговое количество ГСМ суммируется в конце ведомости, вместе с наименованием и маркой ГСМ, информацией об автомобиле (регистрационный номер, модель, марка), информацией о водителе (ФИО, день выдачи топлива, табельный номер), сведения о ГСМ, необходимых в период техобслуживания и ремонта ТС (на основании накладных и лимитно-заборных карт).

Чиновники выделили три основных понятия:

Базовая НЗТ	Это стандартное значение затрат ГСМ. Устанавливается в отдельности для каждой марки транспортных средств. Учитывает индивидуальные конструкции, массу в снаряженном состоянии, вид потребляемого ГСМ и прочие характеристики. Вид расхода применим для стандартных, типизированных ситуаций.
Транспортная НЗТ	Этот вид нормативного использования применяется уже с учетом характеристик транспортной работы агрегата. По сути, это базовый стандарт, пересчитанный с учетом грузоподъемности, тяговой силы, номинальной загрузки груза или пассажиров. То есть стандарт с учетом рабочих характеристик авто.
Эксплуатационная НЗТ	Это реальный норматив затрат, который пересчитан с учетом поправочных коэффициентов. Это базовая и транспортная НЗТ, которые учитывают условия эксплуатации ТС (местность, климат, температурный режим и прочие особенности эксплуатации).

Когда нормативы повышаются

Оснований для применения повышающих коэффициентов для расчета нормы расходов топлива на автомобильном транспорте довольно много. Значения коэффициентов варьируются от 5% до 50%. А в сумме выдают и гораздо большие значения.

Основания для повышения норм расхода топлива:

• работа в зимний период — 5-20%;
• эксплуатация в горной местности — 5-20%;
• дороги сложного плана и опасные участки дорог — 10-30%;
• передвижение в городских зонах — 5-35%;
• необходимость частых технологических остановок — 10%;
• необходимость низкой скорости движения — 15-35% в среднем;
• для обкатки нового авто — до 10%;
• по длительности эксплуатации — 5-10%.

Когда нормативы понижаются

Оснований для применения понижающих коэффициентов намного меньше. Обозначим общие случаи, когда следует уменьшить нормы Минтранса по расходу топлива. Значения приведем в таблице:

Критерий	Коридор значения коэффициента
Работа на равнинной и слабохолмистой местности, за пределами населенных пунктов	До 15%
При работе в пригородной зоне	Не применяют повышающий коэффициент при работе в городских зонах

Сравнительный анализ Норм расхода топлива, утвержденных Минтрансом, и норм, установленных заводом-изготовителем

---------------------------------------------------------------------------
 Способ Характеристика Недостатки способа
 нормирования
---------------------------------------------------------------------------
 Нормирование Документ содержит нормы 1. Несмотря на то что Нормы топлива
 по лимитам, для основных марок уже закреплены Распоряжением
 утвержденным автомобилей. Кроме Минтранса, все равно потребуются
 Распоряжением того, к нормам дополнительные расчеты, чтобы найти
 Минтранса установлены поправочные величину норматива с учетом
 (повышающие и поправочных коэффициентов.
 понижающие) 2. Для некоторых машин в
 коэффициенты в Распоряжении Минтранса норм вообще
 зависимости от условий нет. Так как изменения в данный
 и местности документ с момента его выхода в
 эксплуатации авто. свет не вносились. А производители
Например, коэффициенты авто с 2008 г. существенно обновили
 для летнего и зимнего свой модельный ряд.
 времени, различных 3. Нормативы вам могут не подойти.
 населенных пунктов, Потому как из-за технического
 качества дорог и пр. состояния ваш автомобиль тратит
 топлива по факту гораздо больше,
 чем выходит по нормативам
---------------------------------------------------------------------------
 Нормирование Расчет норм Нормы завода-изготовителя могут не
 по данным производится по данным соответствовать реальным условиям
 технической расхода топлива, эксплуатации автомобиля и
 документации которые представлены в фактическому расходу ГСМ
 завода - технических документах
 изготовителя на машину для трех
 автомобиля видов дорог: город,
 трасса, смешанный. Вы
 сможете выбрать тот
 вариант, где чаще всего
 эксплуатируете авто
---------------------------------------------------------------------------

Шаг N 6. Спишите затраты на ГСМ в налоговом учете

После того как стоимость ГСМ оплачена и документально подтверждена, нормы списания (при их наличии) подсчитаны, вы можете записать соответствующие суммы в книгу учета как материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом датой признания расходов при УСН можно считать дату оплаты топлива (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Пример 2. Налоговый учет расходов на ГСМ

Воспользуемся условиями примера 1. И посмотрим, какие записи в налоговом учете сделает бухгалтер ООО «Виктория», если принято решение списывать затраты на ГСМ в соответствии с нормами, утвержденными локальным актом:

• базовая норма расхода топлива на 1 км — 0,089 л;
• поправочный коэффициент за использование кондиционера от базовой нормы затрат — 1,07;
• нормативный расход ГСМ есть произведение базовой нормы расхода, пробега и поправочного коэффициента.

Нормативный расход топлива составит 33,33 л (0,089 л/км x 350 км x 1,07). Предельная сумма расходов на ГСМ, которую бухгалтер учтет в затратах при «упрощенке», будет равна 1033,23 руб. (33,33 л x 620 руб. : 20 л). В книге учета записи будут следующие (табл. 3).

Правила учета ГСМ, полученного при покупке автомобиля

При покупке авто в баке обычно остается определенное количество бензина. Если объем бензина указан в договоре купли-продажи, ГСМ можно оприходовать, если нет – имеются варианты:

• когда бензина в баке совсем мало, его не учитывают, и бухгалтер отмечает поступление и списание бензина с момента первой заправки;
• если бак почти полностью заполнен, необходимо узнать объем топлива и оформить безвозмездное получение (это будут облагаемые налогом доходы, стоимость ГСМ проводится по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 98, при списании делают проводки по ДЕБЕТУ счета 20 (26, 44) и КРЕДИТУ 10, а также по ДЕБЕТУ 98 КРЕДИТУ 91) либо выявить излишки (они включаются в доходы и проводятся по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 91, в налоговом учете формируются доходы).

Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина равна:

• 25 * 41 = 1025,00 руб.
• 120 * 39 = 4680,00 руб.
• 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
• 25 + 120 = 145 л.
• 5705 / 145 = 39,34 руб.

Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.

Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.

Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км. Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км. Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T.

Как списать расходы на ГСМ

Потребуется первичный документ – путевой лист. Он составляется для каждого автомобиля по правилам Министерства финансов (приказ от 11.09.2020 № 368).

Что указывают в листе:

• Название и номер. Прописывают вид автомобиля, номер присваивается по хронологии.
• Сроки. Организация самостоятельно определяет периоды действия документа. Так, он может быть оформлен на один день или один рейс – тогда прописывают нужную дату. Иногда путевой лист составляют на длящийся период и указывают день его начала и день окончания. В этом случае отметка даты и времени проставляется при каждом выезде. Общий бланк здесь не подойдет, фирме следует разработать свой.
• Сведения о владельце. Вся информация вносится по уставным документам.
• Тип, марка и государственный знак автомобиля. Должны соответствовать свидетельству о регистрации и паспорту ТС.
• Данные одометра на момент выезда и возвращения. Необходимы для подсчета пробега.

Внимание! Если показания одометра отсутствуют, налоговая откажет в расходах по налогу на прибыль.

• Дата и время выезда. Указывают часы и минуты, а при необходимости также промежуточные остановки.
• Информация о техническом контроле. Актуально для компаний и ИП, которые профессионально занимаются перевозками либо используют грузовой транспорт, автобус.
• Данные о водителе и его медосмотре: Ф. И. О., дата и время осмотра. Все водители проходят обязательное предрейсовое освидетельствование. Кроме того, правило распространяется на сотрудников, чья работа связана с постоянными разъездами. При этом послерейсовый осмотр обязателен не для всех, а только для тех, кто перевозит пассажиров или опасные грузы.
• Информация о перевозке. Сюда относят виды сообщения: городское, пригородное, междугородное или международное.

Пример №1: об отсутствии определенных данных в ПЛ

Для читателя может быть интересным одно из решений ФАС СЗО, принятое в пользу предприятия. Дело заключается в следующем.

Налоговая инспекция указывала на то, что в ПЛ и отчетах по расходам горюче-смазочных материалов, которые предприятие составляло каждый месяц, нет данных о маршруте следования служебных легковых машин, а также о числе рейсов и номеров удостоверений водителей. Ничего не говорилось и о периоде выезда и возвращения авто в гараж, данных спидометра, остатков бензина и его расходе за каждый день.

В обоснование затрат компанией были представлены следующие документы: инструкции по эксплуатации служебных авто, приказы о порядке их использования, ведомости о талонах на бензин, регистры бухучета, ПЛ. Рассмотрев материалы дела и представленные доказательства, суд вынес решение о том, что для определения основы налога на прибыль принимаются любые доказательства, включая косвенные. Информация, содержащаяся в ПЛ (в частности, пробег авто, расход бензина, его остатки в баке) в совокупности с другими бумагами, подтверждают экономическую обоснованность расходов.

Списание топлива по норме

Важно учитывать и то, что затраты на топливо – нормируемые. Несмотря на то что НК РФ не предусмотрены ограничения по учету затрат на бензин при исчислении налога, соответствующие нормы указываются в Методических рекомендациях «Нормы расхода ГСМ на автотранспорте». Их должны использовать не только автотранспортные компании, но и те, которые эксплуатируют ТС. Их учитывают при налогообложении.

Поэтому, чтобы не было претензий по поводу количества израсходованного топлива, при списании бензина без путевых листов нужно учитывать фактические расходы с установленными нормами и стараться не превышать их. Для тех машин, в отношении которых соответствующие затраты не утверждены, компания должна руководствоваться техническими документами или сведениями, представленными производителем автотранспорта.

В то же время компания вправе установить свои нормы расхода на бензин, учитывая сезонные надбавки. Период и величина начисления надбавок осуществляется на основании соответствующего распоряжения местных властей, а при его отсутствии – личным приказом руководителя. В последнем случае делается ссылка на распоряжение Министерства транспорта, прописываются марки машин и делается расчет ограничений. При этом учитываются транспортные условия, техническое состояние автомобиля, а также степень его загруженности.

Нюансы налогового учета

Чтобы правильно вести учет приобретаемого ДТ, компания должна заранее определить, каким образом она будет обосновывать данную строку расходов. Самый простой вариант – руководствоваться распоряжением Минтранса N АМ-23-р от 14 марта 2008 г (текущая редакция — от 20 сентября 2018 г), где подробно расписаны нормы расхода ГСМ для большинства транспортных средств. Однако, как правило, пользуются им лишь профильные организации, использующие машины для транспортировки грузов или людей. Остальные же предпочитают иные способы. Закон это позволяет. В налоговом кодексе нет однозначных указаний, какие именно нормативы обязано использовать юридическое лицо, выполняющее соответствующие расчеты. И тут возможны две ситуации:

• Вариант №1. Взять информацию у производителя автомобиля.

Посмотреть показатели расхода дизельного топлива можно в технической документации, идущей в комплекте с транспортным средством.

• Вариант №2. Рассчитать нормативы самостоятельно

Руководство компании формирует комиссию из ее сотрудников (или привлекает экспертов со стороны) и выполняет необходимые замеры практическим путем. Заливает в бак транспортного средства определенный объем дизельного топлива и отслеживает, за сколько км то полностью израсходуется. Затем литры делятся на километры, указанные на спидометре, и получается искомый норматив. Так выполняются замеры для движения автомобиля в различных условиях (зимой и летом, с грузом и без, по простой трассе и проблемной). Собранные результаты фиксируются в нормативном акте, и тот подписывают все участники комиссии.

• Вариант №3. Утвердить единый норматив

Этот способ частично перекликается с предыдущим. С той лишь разницей, что компания утверждает всего один норматив. А учет повышенного расхода ДТ (например, в зимнее время) ведет путем введения соответствующих поправочных коэффициентов.

Правила учета ГСМ обновлены

Распоряжением Министерства транспорта от 06.04.2020 № НА-51-р были обновлены методические рекомендации по нормам расхода топлива и смазочных материалов для отдельных марок автомобилей 2008 и более поздних годов выпуска. Нормами расхода рекомендуется пользоваться не только при расчетах, но также при списании затрат на ГСМ (но это право, а не обязанность предприятий). Обновления коснулись следующих разделов:

• «Фургоны отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года»;
• «Легковые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года» (для Lada Granta, Lada Priora, Lada Kalina, Lada Vesta и др.);
• «Грузовые бортовые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года»;
• «Автобусы отечественные и стран СНГ с 2008 года».

Были также утверждены максимальные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в Севастополе и Крыму. Эти показатели необходимы для расчета себестоимости перевозок и иных видов транспортных работ, проведения расчетов с водителями ТС и пользователями, планирования потребности фирм в обеспечении ГСМ.

Как списывать расходы на ГСМ у ИП на УСН «доходы минус расходы»

При УСН все траты на бензин, техническое обслуживание и ремонт транспортного средства ИП может включить в состав расходов. На режиме «доходы минус расходы» в расходы ИП входят только те материальные издержки, которые были оплачены и приняты к учету. Оплату нужно подтвердить документально. Это могут быть кассовые чеки с заправок, станций техобслуживания или товарные чеки на масла.

Минтрансом утверждены методические рекомендации, в которых прописаны нормы расхода ГСМ. Такие же нормы содержатся в технической документации по транспортному средству. Согласно этим нормам и рассчитывается расход бензина на автомобиль.

Если по транспортному средству, используемому ИП в своей деятельности, нет нормы расхода топлива или норма превышена, ИП вправе сам прописать свою норму расхода ГСМ в приказе. А затем придерживаться ее при расчете расходов. Документом, подтверждающим расход бензина, является путевой лист — порядок его заполнения утвержден Минтрансом. Путевой лист оформляется ежедневно или на срок не больше месяца. Для удобства вы можете оформлять путевой лист раз в месяц, если ваши поездки нерегулярные.

Похожие записи:

• Что делать, если утерян паспорт: как восстановить в 2023 году
• Новые правила сдачи экзамена на права в 2023 году
• Минимальная пенсия в 2023 году в России и по регионам