Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Учёт рабочего времени в Т-12

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

Кто заполняет табель учёта рабочего времени

Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.

Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.

Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.

Унифицированные формы табеля

Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.

Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.

Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.

В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.

Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.

Расшифровка обозначений разновидностей отпуска

В буквах и цифрах закодированы все варианты отпусков. Они прячутся за цифрами от 09 до 17.

Расшифровать обозначения ежегодных отпусков – основного и дополнительного, – проще всего, поскольку они обозначены как ОТ (09) и ОД (10). Прочие виды отпусков имеют такие коды:

Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.

Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.

Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.

Какие программы используют для ведения табеля

Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения

Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.

При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.

Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.

Время, в течение которого работник осуществлял свои трудовые обязанности, отражается в табеле учета рабочего времени. Это первичный документ бухгалтерского учета, служащий отправной точкой для расчета заработной платы и подтверждающий основания для ее начисления.

Каждый работодатель, независимо от организационно-правовой формы, обязан вести табель в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса. Налоговый орган вправе проверить не только начисление заработной платы и налогов, но и регистр, на основании которого она рассчитана. Доказательством станет именно табель учета рабочего времени персонала.

Утверждено две унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13.

Если в ходе проверки будут выявлены нарушения, связанные с ведением документа, работодатель понесет административную ответственность в виде штрафа. Размер его составляет 1000 – 5000 рублей с руководителя и до 50 000 рублей с юридического лица.

Сведения, которые содержатся в бланке, могут быть необходимы следующим категориям лиц и инспекций:

1. Бухгалтеру предприятия для расчета всех выплат, которые положены персоналу за прошедший период (зарплата, командировочные, отпускные и прочие).
2. Представителю Федеральной налоговой службы РФ с целью проверки правильности определения налоговой базы для расчета налогов, страховых взносов и их корректного начисления.
3. Проверяющему от фонда социального страхования населения – корректность начисления социальных пособий.
4. Инспектору по труду для выявления возможных нарушений прав работающих граждан страны.
5. Росстат – с целью сбора статистических данных.

В бухгалтерской практике распространены случаи возникновения ошибок, которые имеют место при заполнении табеля. Зачастую они связаны с неправильной расстановкой условных обозначений. Чтобы не допустить ошибок в процессе заполнения табеля, необходимо придерживаться следующих рекомендаций.

1. Я (01) – часы работы (различают дневные и вечерние). Для проставления данных можно ориентируются на отметки пропускной службы (охраны). При этом руководитель отдельного подразделения должен подтвердить факт присутствия сотрудников.
2. Н (02) – работа ночью. Для занесения информации тоже учитывают отметки пропускной службы. Начальник подтверждает присутствие на работе.
3. РВ (03) – труд сотрудников в праздничные дни. В процессе внесения данных обращают внимание на отметки охраны или пропускного пункта. Руководящий состав подтверждает факт нахождения подчиненного на рабочем месте.
4. С (04) – часы работы сверхурочно. Должен быть составлен приказ на имя руководителя относительно необходимости и одобрения работы сверх нормы. Документ по сверхурочной работе подписывает сотрудник и подтверждает пропускная служба.
5. К (06) – служебная командировка. Составляют приказ о необходимости выездной работы, который подписывает сотрудник. При этом иногда оформляют удостоверение и задание о направлении по служебным поручениям. По прибытии составляется отчет.
6. ОТ (09) – ежегодный оплачиваемый отдых (основной). На отдел кадров возложена функция составления приказа с наличием подписи самого работника.
7. ОД (10) – дополнительный оплачиваемый отдых, который предусмотрен действующим законодательством (нормативными актами либо коллективным договором). Необходимо составление приказа с наличием подписи самого сотрудника.
8. У (11) – отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса и т. д. Его оформляют на основании составленного приказа об отпуске, направления на курсы по повышению квалификации и т. п.
9. УВ (12) – укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда.
10. УД (13) – предоставление дополнительного отпуска по причине обучением без сохранения оплаты труда. Составляют приказ, который подписывает работник.
11. Р (14) – отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник.
12. ОЖ (15) – отпуск по уходу за ребенком (частично оплачивается). Отдел кадров составляет приказ, подписывается самим работником.
13. ДО (16) – отпуск без сохранения з/п, предоставляемый согласно разрешению работодателя. Составляется приказ и подписывается самим работником.
14. ОЗ (17) – неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п). Составляется приказ и подписывается самим работником.
15. Б (19) – временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина. Во всех случаях должны быть оформлены листки нетрудоспособности.
16. Т (20) – нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д.
17. ЛЧ (21) – часы сокращения труда работникам и служащим. Необходимо позаботится о наличии приказа руководителя организации.
18. РП (31) или НП (32) – простои не по вине сотрудника. Составляется приказ руководителя организации.
19. Г (23) – невыходы с сохранением з/п. Необходимо составить приказ руководителя организации.
20. ПР (24) – прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно. В эту категорию относят также административный арест, нахождение в вытрезвителе, псевдозабастовки и т. д. Отметку проставляют на основании предоставленных докладных записок от начальников отделов, объяснительных записок сотрудников, актов комиссий и т. д.
21. НС (25) – отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя. Отметки в табеле ставят на основании выписок из трудового договора, приказов и т. д.
22. В (26) – выходные дни. Учитываются установленные на законодательном уровне.
23. ЗБ (29) – забастовки. Проставляют отметку на основании документации, которая подтверждает законность проводимого мероприятия.
24. НН (30) – неявки по неизвестным причинам. При этом отсутствует документация, которая может объяснить основания отсутствия работника.

Как видно, важное юридическое значение несут за собой буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Поскольку закон только дает ориентир на них, для удобства в работе их можно менять, объединять, а также придумать свои буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.

Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени

• Определяемся со способом записи трудового времени:

1. учет прихода или отсутствия служащего,
2. учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).

• Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:

1. через дробь (/),
2. организация 2 раздельных записей на сотрудника.

• Определяемся с методом указания точного рабочего времени:

1. по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
2. десятичной дробью 2,5 ч.

• Решаем, как будем вносить изменения:

1. составлением отдельного корректирующего табеля,
2. своим способом.

• Выбираем кодирование:

1. буквы,
2. цифры.

Когда перечисленные выше шаги пройдены, можно переходить к внесению записей в табель. В таблице указаны шаги заполнения:

Санкции за нарушение учета рабочего времени

 N 
п/п

 Нарушение 

 Ссылка на 
 нормативный акт, 
 который нарушен 
 работодателем 

 Возможные санкции
 при проведении 
 инспекционной 
 проверки и оценка
 рисков 
 работодателя 

Рекомендации по
 исправлению 

 Табель учета рабочего времени 

 1 

Нет номера 
документа 

Альбом 
унифицированных 
форм по учету 
труда и его 
оплаты, утв. 
Постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1;
Федеральный закон
от 21.11.1996 
N 129-ФЗ "О 
бухгалтерском 
учете" 

Возникновение 
проблем при сдаче 
документов в архив

Проставлять в 
дальнейшем 

 2 

Превышение 
нормы работы 
(как по 
основным 
сотрудникам, 
так и по 
совместителям):
например, за 
февраль 2011 г.
рабочий день 
22 февраля не 
сокращен на 
1 час 

Статья 95 ТК РФ 

1. Наложение 
административного 
штрафа на 
должностных лиц в 
размере от 1000 до
5000 руб., на 
юридических лиц - 
от 35 000 до 
50 000 руб., 
административное 
приостановление 
деятельности на 
срок до 90 суток 
(ст. 5.27 КоАП). 
2. Требование 
оплатить 
сверхурочную 
работу с выплатой 
денежной 
компенсации 
согласно ст. 236
ТК РФ 

Выплатить 
компенсацию 
либо 
скорректировать
табель 

 Путевые листы 

 3 

Согласно 
путевому листу,
работал 
водитель более 
9 часов в день 

Пункты 9, 16
Приказа Минтранса 
России от 
20.08.2004 N 15 
"Об утверждении 
Положения об 
особенностях 
режима рабочего 
времени и времени 
отдыха водителей 
автомобилей" 

1. Наложение 
административного 
штрафа на 
должностных лиц в 
размере от 1000 до
5000 руб., на 
юридических лиц - 
от 35 000 до 
50 000 руб., 
административное 
приостановление 
деятельности на 
срок до 90 суток 
(ст. 5.27 КоАП). 
2. В случае 
проверки 
работодателя 
обяжут оплатить 
сверхурочную 
работу водителям 
за каждый день 
такого нарушения. 
3. В случае 
несчастного случая
или ДТП 
руководитель несет
ответственность 
вплоть до 
уголовной 

Решить проблемы
превышения 
нормы часов 
работы 

 4 

Переработки 
водителей 
превышают 
установленные 
120 часов 
годовых 

Статья 99 ТК РФ, 
Приказ Минтранса 
России от 
20.08.2004 N 15 
"Об утверждении 
Положения об 
особенностях 
режима рабочего 
времени и времени 
отдыха водителей 
автомобилей" 

1. Наложение 
административного 
штрафа на 
должностных лиц в 
размере от 1000 до
5000 руб., на 
юридических лиц - 
от 35 000 до 
50 000 руб., 
административное 
приостановление 
деятельности на 
срок до 90 суток 
(ст. 5.27 КоАП). 
2. В случае 
несчастного случая
или ДТП 
руководитель несет
ответственность 
вплоть до 
уголовной 

Решить проблему
превышения 
нормы часов 
работы 

 5 

На путевом 
листе 
отсутствует 
печать 

Типовая 
межотраслевая 
форма N 3, утв. 
Постановлением 
Госкомстата России
от 28.11.1997 
N 78; принцип 
придания 
документам 
юридической силы 
(ГОСТ Р 6.30-2003)

Проставить 

 6 

Не указан код 
по ОКПО 

Типовая 
межотраслевая 
форма N 3, утв. 
Постановлением 
Госкомстата России
от 28.11.1997 
N 78; принцип 
придания 
документам 
юридической силы 
(ГОСТ Р 6.30-2003)

Проставить 

 7 

Не указан 
табельный номер
работника 

Типовая 
межотраслевая 
форма N 3, утв. 
Постановлением 
Госкомстата России
от 28.11.1997 
N 78; принцип 
придания 
документам 
юридической силы 
(ГОСТ Р 6.30-2003)

Проставить 

Пример. Придя на работу в производственную компанию, где установлен сменный режим работы, включающий ночное время, директор по персоналу обнаружила полный беспорядок в ведении учета рабочего времени. Табель заполняли сотрудники отдела персонала на основании данных автоматизированной системы доступа (турникета). Однако довольно часто система не срабатывала, рабочие менялись сменами, не ставя в известность руководство, начальники не считали нужным отслеживать ситуацию, а тем более делать отметки о присутствии. В итоге каждый месяц всплывали ошибки, приходилось неоднократно корректировать табель. Росло недовольство сотрудников, считавших себя обманутыми, повышалась текучесть кадров. Решить проблему позволили внедрение регламента, формализация работы по учету рабочего времени, возложение данной обязанности на руководителей подразделений (в данном случае — начальников смен).

Порядок заполнения табеля представлен на рисунке. На титульном листе отражается следующая информация: название структурного подразделения согласно штатному расписанию, номер документа (допустимо вести нумерацию с 1 по 12 в соответствии с количеством календарных месяцев), дата составления (как правило, последний день текущего месяца), отчетный период с 1 по 30/31 число, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер работника данного структурного подразделения и т.п. Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведены две строки (графа 4). Верхняя строка служит для отметки буквенных или цифровых кодов, которыми обозначаются затраты рабочего времени (явка, разные виды отпусков, временная нетрудоспособность и т.п.). В нижней строке делают записи о продолжительности отработанного времени (в часах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени по каждому дню месяца. Классификация условных обозначений приводится в унифицированной форме N Т-12.

Что обозначают сокращения

Код в документе по фиксации продолжительности труда сотрудников на рабочем месте необходим для корректного заполнения регистра. Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в статье, содержащей методические рекомендации к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 для прогула — «П». А буквы «ДО» — это отпуск без сохранения заработной платы. Все условные обозначения табеля мы собрали в таблице.

В качестве шпаргалки предлагаем сохранить изображение с кодами. В нем полная расшифровка табеля учета рабочего времени 2020.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.
Вы можете найти нужный код при помощи таблицы.

Коды для табеля учета рабочего времени (2020 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.

Необходимо отметить, что унифицированная форма Т-12 может использоваться в любых организациях независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.

Похожие записи:

• Оформление собственности на доли в квартире на детей
• Езда на чужой машине без страховки: разбираемся в нормах законодательства
• Обязательна ли печать на справке о доходах в 2022 году