Документы на возмещение средств из ФСС в 2023 году за 2023
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы на возмещение средств из ФСС в 2023 году за 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Во-первых, необходимо уточнить в бухгалтерии, какую сумму страховых взносов за прошлый год можно вернуть от ФСС.
В общем случае можно вернуть до 20 процентов от суммы страховых взносов. Сумму возврата можно увеличить до 30 процентов, если дополнительные средства сверх 20 процентов направить на санаторно-курортное лечение работников предпенсионного возраста (п. 2 Правил, утв. приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н (далее – Правила)).
Расходы на профилактику COVID-19 возмещаем из средств ФСС / «Правовест Аудит»
Как только ограничения, связанные с коронавирусной инфекцией были сняты, работодатели стали постепенно возвращать своих работников с «удаленки» в офисы и на производство.
Однако, для работы в обычном режиме работодателю необходимо соблюдать санитарные нормы, в частности обеспечить работников средствами защиты (масками, перчатками), при необходимости установить в офисе перегородки, проводить дезинфекцию помещений, организовать измерение температуры и сдачу анализов на COVID-19. (СанПин 3.1.
3597-20, утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 22.05.2020 № 15). Подробно о необходимых мероприятиях мы писали в статье.
Чтобы соблюсти санитарные нормы работодателю придется понести существенные расходы. В 2020 году их можно попытаться возместить из средств ФСС за счет взносов «на травматизм».
Перечень расходов, которые можно возместить за счет взносов «на травматизм», перечислен в п. 3 Приказа Минтруда России от 10.12.2012 N 580н (далее — Правила № 580н). Приказом Минтруда России от 23.06.2020 г. № 365н данный перечень расширен.
ФСС мероприятия по охране труда
С учетом сумм, которые планируете возместить за счет ФСС, определите мероприятия, расходы на которые можно возместить. При расчете возмещаемых сумм выгоднее подобрать мероприятия, которые позволят получить максимальную сумму возмещения.
После этого, если необходимо, внесите коррективы в существующий план мероприятий. Чтобы откорректировать план, его должен переутвердить руководитель предприятия.
Мероприятия, за которые можно вернуть затраты, перечислены в пункте 3 Правил:
— спецоценка условий труда;
— приведение уровней воздействия вредных производственных факторов на рабочих местах в соответствие с требованиями охраны труда, например, снижение электромагнитного излучения, запыленности, загазованности и т. п.;
— обучение охране труда работников, которых нужно направить на обучение охране труда в учебный центр;
— приобретение работникам СИЗ, смывающих и обезвреживающих средств, алкотестеров или алкометров, тахографов, аптечек первой помощи, оборудования для обеспечения безопасности работников или контроля за безопасным ведением работ, а также для обучения, в том числе для дистанционного;
— санаторно-курортное лечение работников, которые работают с вредными или опасными факторами, а также предпенсионеров;
— периодические медосмотры;
— лечебно-профилактическое питание.
Выясните в бухгалтерии организации, к какому отделению ФСС отнесено предприятие, и позвоните, чтобы узнать, к кому из специалистов прикреплено предприятие. Перечень адресов, телефонов и графиков работы территориальных органов ФСС в субъектах РФ можно найти на официальном сайте Фонда, официальных сайтах территориальных органов Фонда, в федеральном реестре и на Едином портале.
Сообщите специалисту ФСС, что собираетесь написать заявление о возмещении страховых взносов. Узнайте у специалиста сумму взносов по данным ФСС, которая подлежит возмещению.
Специалист отделения ФСС окажет содействие, так как количество принятых заявлений – один из показателей его работы.
Как правило, специалист ФСС:
— помогает выбрать позицию или позиции, по которым ФСС возместит взносы;
— проконсультирует о документах по выбранной позиции, которые нужно приложить к заявлению;
— направит действующие формы документов – заявление, план финансового обеспечения и т. п.;
— проверит, правильно ли составлены документы, по электронной почте – это избавит вас от дополнительных поездок в отделение ФСС без предварительного согласования документов.
Перед тем как составить пакет документов в ФСС, оформите план финансового обеспечения. Включите в план затраты на охрану труда предприятия в отчетном году. Можно включить в план финансового обеспечения затраты, которые предприятие только планирует. Например, планируемую спецоценку условий труда можно включить в план и представлять поэтапные отчеты о ее проведении в отделение ФСС. Для этого необходимо, чтобы предприятие заключило договор с организацией, которая проводит спецоценку, до подачи заявления в ФСС.
Если предприятие включило в план будущие расходы и не полностью их использовало, об этом сообщите в ФСС до 10 октября (п. 13 Правил).
План финансового обеспечения подпишите у главного бухгалтера и у генерального директора предприятия. Затем отнесите два экземпляра плана в отделение ФСС. После проверки плана на вашем экземпляре работники ФСС поставят отметку о принятии.
Получите у специалиста отделения ФСС заверенную выписку из приказа о финансовом обеспечении мер для вашего предприятия.
Чтобы оформить возврат средств на охрану труда от ФСС, составьте заявление и приложите к нему пакет необходимых документов. Подать заявление нужно до 1 августа текущего календарного года в территориальный орган ФСС по месту регистрации предприятия. Не обращайтесь в крайний срок, лучше сделайте это за несколько месяцев. Если в документах найдут ошибки, то заявление вернут для устранения. В этом случае есть риск пропустить срок подачи.
Заявление заполните на бумажном носителе или в форме электронного документа. Форма заявления приведена в приложении № 1 к Административному регламенту.
Исправление ошибки в исчислении пособия
Когда страхователь успевает исправить направленную в ФСС неверную информацию до того, как лишнее пособие будет выплачено сотруднику, то нет оснований, чтобы взыскивать ущерб. Но когда пособие уже выплатили, подача в ФСС корректирующей информации приведет к процедуре взыскания ущерба. Однако, это не будет влиять на размер компенсации.
Нужно учесть, что самостоятельные корректировки повлияют на размер штрафа. Это действие считается обстоятельством, которое смягчает ответственность, поскольку их перечень — открытый (п. 4 ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ, пп. 4 п. 1 ст. 26.26 Закона № 125-ФЗ). Соответственно, штраф будет снижен как минимум в два раза (п. 4 ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ, п. 5 ст. 26.26 Закона № 125-ФЗ).
Работодатель не сможет отнести на расходы штраф за отправку недостоверной информации, а также суммы возмещения, перечисленные по требованию ФСС. К затратам запрещено относить не только санкции, но и возмещение ущерба, которое перечисляется во внебюджетные фонды (п. 2 ст. 270 НК).
Что нужно подготовить для возмещения затрат в ФСС
Возмещение пройдет, только если работодатель предоставит в территориальный Фонд социального страхования полный пакет документов-оснований.
Главные бланки — это заявление о выделении средств (компенсации, возмещении), справка-расчет и расшифровка расходов. Все формы рекомендованы. Если у страхователя есть необходимость, он может доработать регистры под свою компанию, предоставив пояснения в ФСС.
Справка-расчет и расшифровка расходов — это аналоги таблиц 1 и 2 из предыдущей формы отчета 4-ФСС. В справочном материале (аналогичном таблице 1), который готовят для целей возмещения расходов, указывают:
- общую величину долга на начало и конец отчетного периода (месяца, квартала, полугодия);
- итоговую сумму начисленных страховых взносов;
- дополнительные начисления;
- не принятые к возмещению расходы;
- средства, потраченные на нужды соцобеспечения.
И это далеко не все, что можно указать в справке. Еще раз повторимся — форма не унифицирована, и если у вас есть потребность включить информацию, связанную с отраслевой спецификой, включайте и обосновывайте изменения бланка.
Расшифровка расходов (аналогичная таблице 2) представляет собой полную детализацию всех страховых затрат работодателя. Это важный нюанс — многие по ошибке включают в расшифровку только те расходы, которые планируют компенсировать.
Заявление на выделение средств — это прямое обращение к страховому органу. Суть заявления — возмещение расходов, поэтому в тексте указываем все сопутствующие сведения. Прописываем полное наименование страхователя, причину обращения, сумму затрат к возмещению и реквизиты для перечисления денег.
Последняя составляющая обращения за компенсацией расходов — это сопроводительная документация. Страхователь должен обосновать издержки на соцобеспечение своих сотрудников, поэтому предоставить придется все бланки, подтверждающие произведенные платежи. Вот что потребует у вас ФСС:
- Временная нетрудоспособность: трудовая книжка или трудовое соглашение с сотрудником, больничный лист, расчет компенсации.
- Беременность и роды: трудовая книжка или соглашение, больничный лист из женской консультации, расчет пособия, справка о постановке на учет в ранние сроки беременности, заявление и приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам.
- Единовременное пособие при рождении ребенка: трудовая книжка или соглашение, справка из ЗАГСа о рождении ребенка, заявление о компенсации, справка от второго супруга о том, что его работодатель не платил аналогичное пособие.
- Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора лет: трудовая книжка или соглашение, расчет выплаты, свидетельство о рождении, справка от второго супруга о том, что его работодатель не платил аналогичное пособие.
- Соцпособие (погребение): трудовая книжка или соглашение, справка из ЗАГСа, заявление.
Страхователь может компенсировать и оплату дополнительных выходных дней одному из родителей, если ему потребовался уход за детьми-инвалидами, не достигшими совершеннолетия.
На суммы начисленных пособий работодатель имеет право уменьшить величину отчислений в бюджет. При превышении расходов над отчислениями возникает задолженность бюджета перед предприятием. Работодатель обращается в ФСС за компенсацией выплаченных средств по страховым случаям при возникновении переплаты. Превышение сумм выплат над начисленными по доходам работников взносами покрывается средствами ФСС.
Пример по определению суммы возмещения расходов
Предприятие ИП Новиков М.М. имеет штат наемных работников, выплачивает вознаграждение за труд, отчисляет страховые взносы. Во втором квартале 2017 года ИП начислил сумму оплаты труда работникам в размере 1 390 000 рублей, размер отчислений по которой на ОСС составил 40 310 рублей. ИП Новиков М.М. во 2 квартале произвел выплаты по расходам на социальное страхование в размере 55 000 на оплату отпуска по БиР, пособия по нетрудоспособности в размере 79 000 рублей (включая сумму выплаты за счет предприятия в размере 3 000 рублей).
Облагать страховыми взносами или не облагать?
Перед плательщиком страховых взносов, у которого ФСС не принял к зачету расходы на выплату пособий на обязательное социальное страхование, встает еще один вопрос: надо ли облагать страховыми взносами суммы выплаченных работникам, но не принятых ФСС пособий?
Позиция контролирующих органов. Еще в 2017 году Минфин выпустил Письмо, которое ФНС направила территориальным органам для применения в работе (Письма Минфина России от 01.09.2017 N 03-15-07/56382, ФНС России от 22.09.2017 N ЕД-4-15/19093). Логика финансистов следующая.
В перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, на основании пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ включены пособия и иные виды обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию.
Пунктом 1 ст. 1.4 Федерального закона N 255-ФЗ определены виды страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию:
- пособие по временной нетрудоспособности;
- пособие по беременности и родам;
- единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности;
- единовременное пособие при рождении ребенка;
- ежемесячное пособие по уходу за ребенком;
- социальное пособие на погребение.
Согласно п. 4 ст. 4.7 Федерального закона N 255-ФЗ в случае выявления расходов на выплату страхового обеспечения, произведенных страхователем с нарушением законодательства РФ об обязательном социальном страховании, не подтвержденных документами, произведенных на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка документов, территориальный орган страховщика, проводивший проверку, выносит решение о непринятии таких расходов к зачету.
Общие изменения в отчетности
С 1 января 2023 года останется всего две формы отчетности:
- расчет по страховым взносам (РСВ) и
- единый отчет по сотрудникам.
Единый отчет заменит сразу четыре формы – СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Фактически сведения о работниках будут передаваться те же самые, что и раньше, только уже в другой форме отчета. Причем подавать единый отчет нужно будет по частям с разной периодичностью. Так, например:
- часть единого отчета (вместо СЗВ-ТД), связанную с приемом на работу и увольнением, нужно будет, как и сейчас, подавать не позднее следующего рабочего дня;
- если же данные связаны с переводом на другую постоянную работу, подачей заявления о формате ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности, их нужно будет сдавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором наступило указанное событие;
- часть отчета о взносах на травматизм и допвзносах на накопительную пенсию (вместо 4-ФСС и ДСВ-3) будет представляться по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года до 25-го числа следующего месяца.
Новый расчет по страховым взносам заменит СЗВ-М и действующий РСВ. Это будет отчет со сведениями о работниках и выплатах в их пользу:
- ежемесячно до 25-го числа нужно будет подавать сведения для персонифицированного учета и данные о заработке и начисленных взносах;
- а по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев и года в отчет нужно будет включать общие суммы по облагаемой и необлагаемой базе, а также начисленные за отчетный период страховые взносы.
Расходы на профилактику COVID-19 возмещаем из средств ФСС / «Правовест Аудит»
Как только ограничения, связанные с коронавирусной инфекцией были сняты, работодатели стали постепенно возвращать своих работников с «удаленки» в офисы и на производство.
Однако, для работы в обычном режиме работодателю необходимо соблюдать санитарные нормы, в частности обеспечить работников средствами защиты (масками, перчатками), при необходимости установить в офисе перегородки, проводить дезинфекцию помещений, организовать измерение температуры и сдачу анализов на COVID-19. (СанПин 3.1.
3597-20, утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 22.05.2020 № 15). Подробно о необходимых мероприятиях мы писали в статье.
Чтобы соблюсти санитарные нормы работодателю придется понести существенные расходы. В 2020 году их можно попытаться возместить из средств ФСС за счет взносов «на травматизм».
Перечень расходов, которые можно возместить за счет взносов «на травматизм», перечислен в п. 3 Приказа Минтруда России от 10.12.2012 N 580н (далее — Правила № 580н). Приказом Минтруда России от 23.06.2020 г. № 365н данный перечень расширен.
В него включены расходы по профилактике коронавирусной инфекции, но только для расходов 2020 года.
К возмещению принимаются расходы на:
- приобретение средств индивидуальной защиты, таких как: масок, респираторов, щитков лицевых, бахил, перчаток, противочумных костюмов 1 типа, одноразовых халатов;
- закупку дезинфицирующих салфеток, антисептиков для обработки рук работников и дозирующих устройств (оборудования) для такой обработки;
- покупку устройств (оборудования) для дезинфекции воздуха и обработки транспортных средств, упаковки материалов, оборудования, продуктов, служебных помещений, контактных поверхностей;
- приобретение термометров для бесконтактного контроля температуры тела работника и иного оборудования;
- проведение тестирования работников на COVID-19.
Чиновники в своем письме от 05.08.2020 N 02-09-11/12-05-19094 разъяснили особенности возмещения расходов на борьбу с COVID-19. Например, для компенсации таких расходов за счет ФСС:
- не важны условия труда на рабочем месте по результатам спецоценки, профинансировать можно расходы в отношении всех работников;
- средства профилактики могут быть не российского производства.
Максимальный размер к возмещению расходов «на травматизм» не должен превышать 20% от начисленной суммы страховых взносов на травматизм за прошлый год за минусом начисленных пособий в связи с «производственной травмой» и на оплату дополнительного отпуска на лечение застрахованного и проезда к месту лечения и обратно, также произведенные в прошлом году (п. 2 Правил № 580н).
Возмещение расходов после 1 января 2017 года
Если обращение страхователя в ФСС связано с понесенным расходами по периодам с 01.01.2017, то в список подаваемых документов входят:
- Заявление о возврате потраченных средств на социальное обеспечение.
- Справка-расчет.
- Расшифровка расходов на социальное обеспечение.
При получении заявления отдел ФСС выполняет камеральную проверку поданных сведений о расходах или выездную внеплановыую проверку. Во время рассмотрения заявления фонд запрашивает у ИФНС информацию из единой формы отчетности, которую подал страхователь. Так происходит встречная проверка данных о расходах на социальное обеспечение.
По итогам проверки отделение фонда направляет в налоговую инспекцию результат решения в виде:
- подтверждения заявленных расходов для выплаты страхователю;
- непринятия указанных в заявлении расходов к зачету.
После этого ИФНС оформляет заявление на возврат и передает в территориальный орган Федерального казначейства. После обработки документов средства перечисляют на счет страхователя (в течение трех рабочих дней).
При зачете средств в счет будущих периодов налоговый сотрудник внутренним документом отражает образовавшуюся переплату в карточке клиента. При следующем начислении взносов автоматически произойдет зачет сумм (с возможным образованием недоплаты текущего взноса).
Финансирует выплату пособия фонд соцстрахования. К работодателю за получением выплаты заявители обращаются в двух случаях:
- умерший работал в этой организации;
- заявитель работает в этой организации, и ему положено пособие за умершего несовершеннолетнего.
Впоследствии ФСС эти суммы компенсирует.
Бухгалтер должен на основании предоставленных документов начислить гражданину, понесшему похоронные расходы фактически, пособие. Его размер в текущем году составляет с 1 февраля — 6 124,86 рубля. В районах, где применяется районный коэффициент, при расчете следует учитывать и его значение.
Пособие выплачивается немедленно в тот же день, когда гражданин обратился за ним. Важным моментом можно считать срок обращения за пособием – не позднее 6 месяцев с момента печального события. Если срок пропущен, а выплата уже сделана, рассчитывать на компенсацию со стороны Фонда расходов, понесенных организацией, нельзя (п. 2,3 ст. 10 ФЗ №8).
Федеральным законом установлен перечень компенсируемых похоронных услуг:
- Документарное оформление погребения.
- Гроб и его доставка вместе с предметами для погребения.
- Перевозка на место похорон или кремации.
- Погребение или кремация.
Если эти услуги были оказаны похоронной службой бесплатно, пособие не выдается, поскольку расходы фактически понесены не были (ст. 9-1, 2, 5 ФЗ №8).
В этом случае организация должна компенсировать затраты уже похоронной службе.
Основной деятельностью Фонда является осуществление финансового обеспечения расходов по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Если рассматривать его деятельность в рамках взаимоотношений работодателя и сотрудника, то говоря простым языком данный фонд оплачивает все расходы, связанные с травмами и профессиональными заболеваниями, полученными сотрудниками на рабочем месте.
Откуда у него берутся на это средства?
Данные средства поступают от работодателя и составляют 2,9% от суммы заработной платы сотрудника. Данные отчисления являются обязательными к уплате за каждого сотрудника, официально оформленного у вас по трудовому договору.
Помимо этого, за каждого сотрудника платится так называемый взнос “на травматизм”. То есть ставка непосредственно на страхование сотрудников от несчастных случаев и профессиональных недугов, связанных с производственной деятельностью. Ее размер установлен в диапазоне от 0,2% до 8,5%. Она возрастает пропорционально повышению степени риска, к которому отнесена основная деятельность предприятия.
Все эти параметры установлены законодательством. На данный момент существует 32 тарифа, сформированных с учетом разных сфер деятельности. Они характеризуют разные степени риска и соответствующий процент взносов.
Определить класс, к которому относится деятельность организации, можно по 2-м нормативным документам:
1) ОКВЭД;
2) Классификации видов деятельности по риску, согласно Приказу N 851 от 30 декабря 2021 года “Об утверждении Классификации видов экономической деятельности по классам профессионального риска”
Стоит отметить, что несчастные случаи на производстве, а также факты выявленных профессиональных заболеваний дают право ФСС повысить для организации коэффициент “на травматизм”.
Таким образом, каждая организация ежемесячно производит отчисления в ФСС за каждого сотрудника, чтобы в случае возникновения страхового случая возместить все необходимые расходы за счет фонда.
Нововведение в 2017 – справка-расчет
На основании приказа Минтруда РФ работодатели, претендующие на возврат денежных средств из ФСС, с 1 января 2017 года будут обязаны, наряду со стандартным пакетом документов предоставлять справку-расчет. Нововведение связано с передачей налоговым органам контроля над страховыми выплатами.
В справку вносятся следующие сведения:
- общая сумма задолженности по платежам на начало и конец требуемого периода
- сумма к оплате
- дополнительные начисления
- расходы непринятые к зачету
- сумма, возмещенная соцстрахом
- зачтенные платежи
- сумма, израсходованная на выплату по обязательному страхованию
- выплаченные взносы
- сумма списанной задолженности.
Почему существует 2 вида правил для возврата (зачета) взносов?
В настоящее время практически все виды страховых взносов (кроме платежей на страхование от несчастных случаев) подчинены положениям НК РФ, в котором имеется не только отдельная глава, посвященная этим начислениям, но и отсылки к взносам во всех общих правилах работы с налоговыми платежами (ч. 1 НК РФ). Поэтому возврат (зачет) страховых взносов проводится по алгоритмам, применяемым при аналогичных процедурах для налогов и сборов (ст. 78, 79 НК РФ).
Подробнее о возврате (зачете) налогов читайте здесь.
Однако эти правила для взносов имеют свою специфику, обусловленную тем, что:
О нюансах возврата или зачета переплаты по взносам узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.