СЗВ-М при увольнении сотрудника: нюансы оформления и правила выдачи
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «СЗВ-М при увольнении сотрудника: нюансы оформления и правила выдачи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ежемесячно в информационную базу Пенсионного фонда, благодаря отчету СЗВ – М, стекаются данные по всем сотрудникам, работающим на предприятиях страны. Вся эта информация собирается воедино, систематизируется и анализируется. В процессе обработки информации создается единая база данных о том, кто на каком предприятии работал, в какой период времени, когда уволился или, может быть, работает и сейчас.
Как стало в 2023 году
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |
Выдача работнику формы СЗВ – М при увольнении
Одним из документов, обязательных к выдаче сотруднику при увольнении, является СЗВ – М.
Данная форма подтверждает наличие стажа у работника. Документ выдается в последний день работы сотрудника.
В последнее время наше государство очень ревностно охраняет персональные данные граждан и требует того же от собственников бизнеса. Если работодатель намеренно или случайно разглашает персональные данные работника, то организация получит штраф.
Именно с этим обстоятельством связан нюанс при выдаче копии СЗВ – М сотруднику. Бухгалтерия формирует отчет только по одному сотруднику – увольняющемуся и выдает работнику.
Не все люди трепетно и бережно относятся к документам. Иногда бухгалтерии приходится выдавать одни и те же формы по несколько раз. Чтобы таких ситуаций не возникало, лучше всего выдавать СЗВ – М при увольнении под расписку.
Какие санкции применяются к организации, если в отчет СЗВ – М «забыли» включить работника?
Иногда по каким-то причинам сотрудник, отвечающий за формирование СЗВ – М, может не включить информацию о сотруднике. Обычно отчет отправляют в Пенсионный фонд, там его благополучно принимают и на этом история до поры до времени заканчивается. Но потом наступает момент, когда этот «неучтенный» сотрудник всплывает и бухгалтер лихорадочно отсылает в фонд отчет с типом сведений «дополняющая».
Так вот, если до момента отправки «дополняющей» формы Пенсионный фонд не вычислил ошибку в первоначальном отчете, то никаких санкций на организацию наложено не будет.
Если же Пенсионный фонд найдет несоответствие раньше бухгалтера организации, то будет наложен штраф.
При работе с любой формой отчетности необходимо соблюдать особую аккуратность и быть очень внимательным, тогда проблем не возникнет.
Сотрудник увольняется: действия работодателя
Наверняка, большей части из нас хотелось найти стабильную работу, лучше всего с возможностью карьерного роста, и спокойно вести свою трудовую деятельность. К сожалению, в нынешних условиях это редкость. Иногда работник увольняется даже с хорошего места, где вроде бы все устраивает. Просто в один прекрасный момент приходит мысль, что надо двигаться дальше и что – то менять. Как говорится, рыба ищет где глубже, а человек где лучше.
Ничего сверхъестественного в уходе работника нет. Рассмотрим увольнение поэтапно:
- В большинстве случаев работник пишет заявление на увольнение по собственному желанию.
- После того, как директор подписал такое заявление, начинается двухнедельный период, когда организация подыскивает нового работника на освобождаемую должность, а сам работник заканчивает текущие дела. Если кандидат на должность уже есть, увольняющийся сотрудник передает все дела ему. Здесь стоит отметить, что работник может отозвать заявление об увольнении при соблюдении определенных условий.
- Кадровая служба предприятия и бухгалтерия накануне увольнения сотрудника готовят пакет документов. Распечатывается приказ об увольнении, формируются справки, делаются последние записи в личную карточку сотрудника, заполняется трудовая книжка, готовятся документы на выплату денежных средств.
- Наступил день увольнения, последний день работы на данном предприятии. Сотрудник своего решения не изменил и заявление не забрал. Самым ответственным делом, которое предстоит работнику в этот день, является подписание кадровых документов, связанных с увольнением и получение пакета документов на руки.
В день увольнения работник получает все причитающиеся выплаты. Кроме заработной платы за отработанный месяц это может быть компенсация за неиспользованный отпуск, иные выплаты, предусмотренные на предприятии.
Кроме того, работник получает целый пакет документов, которые пригодятся ему на следующем месте работы. К ним относятся:
- Справка 2НДФЛ. Она нужна каждому работнику и подтверждает сумму дохода, полученную за последний год работы на предприятии. Информация из справки помогает при расчете заработной платы на новом месте работы.
- Справка о доходе сотрудника за 2 года перед увольнением. Она пригодится при расчете больничного листа.
- Выписка из отчета СЗВ – СТАЖ. Это нововведение Пенсионного фонда. В отчете отражены периоды трудовой деятельности в организации.
- Копия формы СЗВ – М. Она нужна для подтверждения стажа работника.
- Трудовая книжка.
Не имеет значения по какой причине уволен работник, список основных документов для выдачи на руки не меняется.
Отразим в таблице основные статьи, согласно которым может происходить увольнение работников.
| Вид увольнения | Статья трудового кодекса |
| Увольнение по собственному желанию | пункт 1 часть 3 статья 77 |
| Увольнение по соглашению сторон | Статья 78 |
| Увольнение по сокращению штата | Статья 180 |
| Другие причины | Выбирается статья в зависимости от причины увольнения |
СЗВ-М при увольнении сотрудника
Этот документ свидетельствует о стаже работника, и неважно договор какого типа был подписан с ним. Суть в том, чтобы работодатель (страхователь) даже за 1 отработанный день уплатил за сотрудника взносы. В будущем данная справка понадобится для правильного начисления пенсионных выплат.
Данные по форме СЗВ-М работодатель обязан предоставлять сотрудникам до 15-го числа каждого месяца, единовременно со сдачей отчетности в Пенсионный фонд. При увольнении СЗВ-М выдается в последний день работы сотрудника.
В ПФР страхователи предоставляют СЗВ-М по всем сотрудникам компании. Бухгалтер не имеет права предоставлять работнику точную копию СЗВ-М, так как в ней содержатся персональные данные других сотрудников (ИНН, ФИО, СНИЛС). Такую информацию раскрывать запрещено законом.
За распространение персонифицированных данных может быть применена административная и уголовная ответственность:
- За разглашение недоступной информации должностным лицом полагается штраф для граждан от 500 до 1 000 руб., для официальных лиц – от 4 000 до 5 000 руб. (согласно ст. 13.14 КоАП РФ);
- За незаконный сбор или передачу информации, являющейся личной тайной по УК РФ, могут применить крупные штрафы до 300 000 руб. Также виновным могут приписать принудительные работы, сместить с определенных должностей или наказать заключением под стражу сроком до 4-х лет (п.2 ст. 137 УК РФ);
- Уголовное наказание в такой ситуации почти не применяется, но во избежание различного рода наказаний стоит соблюдать правила составления СЗВ-М и других отчетов.
СЗВ-М при увольнении сотрудника
Этот документ свидетельствует о стаже работника, и неважно договор какого типа был подписан с ним. Суть в том, чтобы работодатель (страхователь) даже за 1 отработанный день уплатил за сотрудника взносы. В будущем данная справка понадобится для правильного начисления пенсионных выплат.
Данные по форме СЗВ-М работодатель обязан предоставлять сотрудникам до 15-го числа каждого месяца, единовременно со сдачей отчетности в Пенсионный фонд. При увольнении СЗВ-М выдается в последний день работы сотрудника.
В ПФР страхователи предоставляют СЗВ-М по всем сотрудникам компании. Бухгалтер не имеет права предоставлять работнику точную копию СЗВ-М, так как в ней содержатся персональные данные других сотрудников (ИНН, ФИО, СНИЛС). Такую информацию раскрывать запрещено законом.
Предоставление отчета уволенному
Согласно абз. 2 п.4 ст. 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 года, необходимо предоставить СЗВ-М при увольнении сотрудника. Сделать это необходимо в день увольнения. Заполните аналогично, как для сдачи в ПФР, но включите данные только уволившегося работника. Информация о других лицах является персонифицированной и предоставлять ее сторонним лицам и организациям запрещено, это устанавливается нормами об ответственности ст. 90 ТК РФ, ст. 13.11, 13.14 КоАП РФ, ст. 137 УК РФ и другими нормативно-правовыми актами. Кроме того, получите от подтверждение, что документ выдан. Это можно сделать следующим способом:
- взять письменное подтверждение в свободном виде;
- сделать копию и на ней поставить подпись работника и дату предоставления;
- завести журнал выдачи, где будет прописана причина выдачи и подпись о получении.
Для чего нужна форма СЗВ-М
Все работодатели начиная с апреля 2021 года обязаны сдавать отчет СЗВ-М в Пенсионный фонд.
Отчет представляет собой реестр сведений о работниках (Ф.И.О., ИНН и СНИЛС), трудившихся в течение отчетного месяца в организации или у предпринимателя. Основанием для попадания работника в СЗВ-М является заключенный трудовой договор или гражданско-правовой договор.
Отчетная форма утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п и продолжает действовать с тех пор без изменений. Введена она была с целью получения своевременных данных о пенсионерах, которым в случае прекращения трудовой деятельности следовало проиндексировать пенсию. Ранее пенсионеры самостоятельно писали заявление на индексацию пенсии при возникновении такого права, теперь же Пенсионный фонд самостоятельно отслеживает указанный момент.
Выписка СЗВ-М при увольнении: как оформить, сроки выдачи
При увольнении работника важно своевременно и в полном объеме выдать ему документы, предусмотренные законодательством. Одним из таких документов являются выписки из отчетов СВЗ-М. Их непредоставление грозит работодателю серьезными последствиями. Однако избежать неприятностей несложно — для этого достаточно сделать несколько простых шагов.
Одним из главных элементов социальной защиты населения при достижении нетрудоспособного возраста являются пенсионные выплаты.
Одновременно с этим сам факт достижения определенного возраста еще не является основанием для назначения пенсии.
Одним из существенных условий является наличие требуемого страхового стажа, в течение которого в пользу работника осуществлялись выплаты на пенсионное страхование.
Какие сведения следует указывать в новом отчете о стаже
Официально утвержденный порядок заполнения СЗВ-СТАЖ предусматривает, что на одной странице формы страхователь отражает следующую информацию на каждое застрахованное лицо:
- фамилию, имя, отчество;
- СНИЛС;
- период работы в организации;
- код условий труда;
- код оснований для досрочной пенсии.
Каждый бланк заполняется только по одному работнику и заверяется лицом, которое его заполнило. Делают это как от руки печатными буквами, так и с использованием компьютерной техники. Цвет заполнения — любой, за исключением зеленого и красного. Никакие исправления и помарки не допускаются.
Отчет предоставляют в электронном формате, который ПФР приводит в своем постановлении.
Чтобы корректно заполнить отчет, работодателю потребуются следующие данные о застрахованном лице:
- сведения о зарплате и ином доходе, выплатах и иных вознаграждениях в пользу работника;
- сведения о начисленных, доначисленных и удержанных страховых взносах;
- сведения о периоде работы гражданина, в том числе корректирующие.
Образец СЗВ-СТАЖ при увольнении
Начиная с отчета за 2020 год, работодатели подают отчетность по персонифицированным данным формы СЗВ-СТАЖ на обновленном бланке. Актуальная версия документа зафиксирована Правлением ПФР в постановлении от 06.12.2018 г. № 507п.
СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 2020 году в стандартных ситуациях будет состоять из трех заполненных разделов, а при выходе сотрудника на пенсию данные вносятся во все блоки отчета. Некоторые изменения внесены и в Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ, утвержденный тем же постановлением ПФР.
Чем отличается текущий образец СЗВ-СТАЖ от предыдущего бланка:
- из верхней части шаблона убрали строку, в которой дублировалась информация о страхователе (нанимателе) – регистрационный номер, присвоенный при постановке на учет в ПФР, коды ИНН и КПП;
- теперь нет нумерации страниц;
- СЗВ-СТАЖ при увольнении и по итогам года в верхнем правом углу ссылается на новый регулирующий правовой акт (Постановление № 507п);
- изменили формулировку в наименовании графы 14 в табличном блоке раздела 3;
- добавили в строку «Наименование должности» упоминание о том, что визировать отчет должен руководитель.
СЗВ-СТАЖ 2020 при увольнении включает период с начала года (с даты начала работы сотрудника, если он был принят на работу в течение отчетного года) по последний день работы сотрудника. Этот подход применяется и при расторжении трудовых контрактов по инициативе работодателя в связи с ликвидацией или реорганизацией фирмы. Документ подается в отделение ПФР, выписка из него или копия дается на руки физлицам в день увольнения. Бывшие работники могут обратиться к нанимателю за получением выписки из СЗВ-СТАЖ и после даты увольнения – бывший работодатель должен подготовить и выдать документ заявителю в течение 5 дней после обращения.
Почему не все выдают выписки ежемесячно
Несмотря на установленное законом № 27-ФЗ требование представлять выписки из сведений, подаваемых в ПФР, одновременно с направлением этих сведений в фонд, на практике работодатели обычно этого не делают.
- За невыдачу таких выписок в текущем порядке пока не установлены какие-либо штрафные санкции для работодателей (за исключением случаев, когда представление сведений обязательно, например при увольнении или выходе на пенсию).
- Выписки не востребованы сотрудниками. Например, о том, что в течение прошлого месяца он работал в данной организации, сотрудник и так осведомлен. То есть выписка бывает нужна для подтверждения факта работы третьему лицу, а не самому сотруднику.
Составить выписку из СЗВ-М понадобится в случаях, когда информация о работе сотрудника должна быть представлена третьим лицам (например, ПФР для назначения пенсии). У организации должно остаться подтверждение выдачи выписки. В случае если выписку требуется сформировать вручную, можно воспользоваться образцом заполнения на нашем сайте.
По общему правилу графу 14 оставляют пустой. Крестик в ней нужно ставить, только если увольнение прошло последним рабочим днем года. То есть ровно 31 декабря. Согласитесь, таких случаев, явно, много не насчитаешь.
Зачем введено подобное поле, могут спросить некоторые? Чтобы не запутаться. Ведь период работы в таком случае вы укажите по работнику вплоть до 31.12.2017 включительно (или 31.12.2018). Но такие временные рамки указываются и по тем сотрудникам, которые продолжат работать в компании. Поэтому нужно как-то выделить уже уволенных на конец года. Для этого и требуется эта последняя графа.
Если работник не увольняется либо уволился в течение года, даже хоть очень близко к концу года, например, 29 декабря, поле 14 не трогайте.
Что такое форма СЗВ-СТАЖ
Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями в Пенсионный Фонд на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем:
- в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры)
- или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры.
то есть форму СЗВ-СТАЖ сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели.
Какие сведения отражаются при увольнении в СЗВ-ТД
Сначала в документе заполняются основные реквизиты работодателя, затем данные сотрудника, отчетный период. Далее указывается информация в таблице, относящаяся к трудовой деятельности. Однако заполнение ее может отличаться в зависимости от фактических обстоятельств.
В случае, когда работодатель ранее уже сдавал СЗВ-ТД по данному сотруднику, в табличной части он указывает только факты, относящиеся к увольнению, а также иным кадровым событиям, имевшим место в месяце увольнения. Если же ранее СЗВ-ТД не подавалась, сначала заполняется строка о последнем кадровом событии, которое имело место до 01.01.2020 г. (например — прием на работу или перевод). Затем указываются мероприятия в месяце расторжения договора, причем, их может быть несколько, например, присвоение новой квалификации, подача заявления о форме трудовой книжки, а затем увольнение.
В определенном случае работодателю придется заполнить в одном месяце две формы СЗВ-ТД по одному работнику. Такое произойдет, например, если сотрудником в предыдущем месяце было подано заявление о выборе трудовой книжки на бумажном или электронном носителе, либо имело место другое кадровое событие (кроме приема на работу), то есть, отчетные периоды такого события и увольнения относятся к разным месяцам.
Связано это с тем, что сроки для таких случаев установлены разные (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 закона № 27-ФЗ):
- сроки подачи СЗВ-ТД при увольнении (а также приеме на работу) — не позже следующего рабочего дня за днем издания приказа;
- сроки подачи отчета в остальных случаях – не позже 15 числа месяца, следующего за отчетным.