Все, что нужно знать про должностные инструкции сотрудников
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Все, что нужно знать про должностные инструкции сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.
Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.
Зачем нужна должностная инструкция
Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.
Ведь должностная инструкция — это:
- основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
- важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
- эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
- документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.
Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.
Функционал сотрудника – что это значит?
Также вы скорее всего слышали еще один очень похожий термин – “функционал работника”. Что же он означает? В первую очередь, важно отметить, что сам термин достаточно широкий. Он включает в себя сразу несколько определений, а именно прогнозируемый, идеальный и ожидаемый результаты деятельности сотрудника, который помогает в достижении цели компании.
Также функционалом работника можно назвать категорию или поле деятельности человека, которые обозначают весь смысл его основных действий на рабочем месте. Очень важно, чтобы работник понимал не только свои основные обязанности и что он должен делать на рабочем месте, но и то, для чего он все это делает. Ведь это поможет работнику лучше понимать суть работы и миссию всей организации, где он работает. Скорее всего это улучшит его мотивацию.
Если же у человека нет информации об актуальных трудовых целях компании, то он будет халатно относиться к своим обязанностям, ведь тогда повседневных труд превратится для него в рутину.
Отличие должностной инструкции от производственной
При составлении инструкций их часто делят на такие категории как должностная, и производственная. Какие именно отличия существуют между данными категориями? Давайте рассмотрим. В тех случаях, когда на работу нанимают специалистов или руководителей, то инструкции, которые для них разрабатываются, называются должностными. А если же речь идет о рабочих профессиях, то чаще всего, для такого вида работ утверждаются, непосредственно, производственные инструкции. Также иногда такие инструкции могут называться рабочими. Получается, что отличие рабочей и должностной инструкций состоит исключительно в категории работников, в отношении которых и будет разработана такая инструкция.
Важно отменить, что на данный момент такое деление является все же достаточно условным. Ведь и должностная, и рабочая инструкции должны давать работнику четкое понимание того, какую именно работу на этой должности ему в будущем предстоит выполнять.
В каких случаях пригодится ДИС?
Наличие такого документа полезно не только для работника, но и для работодателя. Рассмотрим стандартные случаи, в которых любой из сторон трудовых отношений желательно иметь в наличии ДИС:
-
Судебное разбирательство между работодателем и сотрудником. Подписанные ДИС предоставляют в качестве доказательства исполненных или неисполненных должностных обязанностей.
-
Обоснование отказа в трудоустройстве на должность. Ссылаясь на пункты ДИС, можно доказать, что кандидат не соответствует требованиям работодателя и не обладает достаточной компетенцией.
-
Проверка квалификации работника в рамках испытательного срока. Установленные при устройстве на работу должностные обязанности позволяют своевременно оценить навыки сотрудника и определить его соответствие занимаемой должности.
-
Распределение и конкретизация функционала работников. Четкие и понятные ДИС позволяют избежать рабочих конфликтов, связанных с размытыми границами ответственности и не совсем правильным распределением нагрузки между сотрудниками.
По общему правилу отсутствие в организации должностных инструкций не расценивается как нарушение трудового законодательства и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя. Должностные инструкции составляют в обязательном порядке только отдельные работодатели (в частности, государственные органы).
В то же время весь круг должностных обязанностей, из выполнения которых состоит работа по должности или профессии, должен быть описан в документах, с которыми работник знакомится при приеме на работу. Если в трудовом договоре не раскрыта трудовая функция по профессии рабочего либо иные инструкции и локальные акты, принятые у работодателя, также не описывают виды выполняемых работ, правила выполнения конкретного процесса, операции или делают это неполным образом, составление и утверждение должностных инструкций (для профессий рабочих их можно именовать рабочими, производственными инструкциями) является однозначно целесообразным.
Какие используются кадровые документы, регламентирующие работу и поведение работников. Выделены обязательные и необязательные.
|
Документ |
Назначение |
|
Трудовой договор |
Обязательный. Основной документ (здесь см. обязательные пункты в трудовом договоре) |
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
Обязательный. Режим работы, правила перерывов, курения и т.п. + формальные пункты |
|
Должностная инструкция |
Не обязательный. Описывает обязанности работника + формальные пункты |
|
Положение о компании, о подразделении |
Не обязательный. Описывает структуру.. … Оператор пункта выдачи, оператор на телефоне, сотрудник склада |
|
Положение о материальной ответственности |
Обязательно, если хотите внедрить материальную ответственность. |
|
Договор о материальной ответственности(индивидуальный, коллективный) |
Обязательно, если хотите внедрить материальную ответственность. |
|
Положение о коммерческой тайне |
Не обязательный. Нужно, если вы собираетесь защищать свою коммерческую тайну |
|
Книга сотрудника, корпоративный кодекс и т.п. |
Не обязательный. Используется для ознакомления сотрудника с компанией, правилами и т.п. Содержит вводную информацию. |
|
Положение о премировании, об оплате труда |
Не обязательный. Полезен, чтобы определить премирование и депремирование. |
Как правильно разработать должностную инструкцию
Чтобы разработать должностную инструкцию, нужно пройти несколько этапов. Давайте разберем процедуру по шагам.
Шаг 1. Изучить профстандарты и нормативную базу. Сначала надо изучить нормативную базу, которая относится к деятельности компании: кодексы, федеральные законы, постановления, приказы, СНиПы, СанПиНы, ГОСТы, своды правил, акты о требованиях к охране труда на предприятиях, а также различные отраслевые и межотраслевые соглашения.
Если вы не хотите сами читать гору документов, проконсультируйтесь с экспертом по трудовому праву.
Для некоторых профессий при разработке должностной инструкции обязательно соблюдать профстандарты — например, для всех госслужащих, работников производств с вредными условиями труда или главных бухгалтеров АО. Но единого списка для всех отраслей нет.
Для малого бизнеса чаще всего профстандарты не обязательны: достаточно, чтобы требования должностной инструкции не нарушали базовые законы РФ.
Профстандартами можно воспользоваться справочно: взять основные требования к квалификации, опыту работы, обязанности и адаптировать под конкретную должность в компании.
Не всегда то, что указано в профстандартах, подходит конкретной компании. Трудовые обязанности и требования к уровню квалификации по одной и той же должности могут существенно различаться.
Шаг 2. Разработать должностную инструкцию. Стандартной формы нет, за основу можно взять пункты, которые мы предложили выше.
Разрабатывать должностную инструкцию может руководитель организации, кадровая служба, юристы или вообще сам работник. Бывает, руководитель либо сам берет типовые требования для должностной инструкции, либо поручает работу юристам или кадровикам.
Проблема может возникнуть, если руководитель или кадровики не очень хорошо понимают суть работы специалиста, для которого создается инструкция.
Чтобы не попасть в такую ситуацию, лучше, если в разработке должностной инструкции будут участвовать все заинтересованные лица: руководитель, юристы, кадровики, руководители структурных подразделений и сам сотрудник.
Шаг 3. Проверить у юристов. Юристы должны проверить, что должностная инструкция соответствует законодательству, нормам охраны труда и другим локальным нормативным актам компании.
Шаг 4. Подписать и утвердить должностную инструкцию. Инструкцию надо подписать в двух местах: на первой странице в грифе «Утверждаю» и в конце документа. Утверждает руководитель всей организации, а подписывает — руководитель структурного подразделения, к которому относится инструкция. Если компания небольшая, то обе подписи может поставить директор или ИП.
Шаг 5. Ознакомить с должностной инструкцией работника под роспись. Это надо сделать после подписания трудового договора или при переводе сотрудника на другую должность. Если работник не подписал должностную инструкцию, он все равно должен ее исполнять. В этом случае необходимо составить акт об отказе подписывать должностную инструкцию. При трудовом споре компания может использовать этот документ как основание вины сотрудника.
Что представляет собой типовая должностная инструкция
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ. В любом случае требовать от работника исполнения должностной инструкции можно лишь тогда, когда с этим документом работник ознакомлен письменно. Один экземпляр должностной инструкции должен быть вручен работнику, иначе он не сможет этот документ исполнять.
Если работник выполняет трудовые обязанности без должностной инструкции или без их конкретизации в трудовом договоре, работодателю будет сложно принудительно заставлять работника выполнять какую-то работу, привлекать его к дисциплинарной ответственности, лишать премии и т.п.
Типовая должностная инструкция состоит из нескольких разделов.
Раздел 1. Общие положения
В этом разделе приводятся требования к образованию и стажу работника.
Работодатель вправе установить в должностной инструкции квалификационные требования для кандидатов.
Так, одним из документов, устанавливающих требования к квалификации работника, является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. №37. Вместе с тем Квалификационный справочник не является нормативно-правовым документом, а поэтому приведенные в нем требования носят рекомендательный характер (п.2 Постановления Минтруда России от 21.08.1998 г. №37).
Для некоторых работников обязательно применение профстандартов. При этом чтобы сотрудник не лишился льгот и компенсаций, наименование должности нужно указывать как в профсандарте. Например, для медиков, работников авиации. Для медицинской сестры действует новый стандарт «Медицинская сестра/медицинский брат» (утв. Приказом Минтруда РФ от 31.07.2020 г. №475н). Для аудиторов стандарт утвержден в 2015 году – «Аудитор» (утв. Приказом Минтруда РФ от 19.10.2015 № 728н).
Раздел 2. Должностные обязанности
В этом разделе указывается функционал работника.
Должностные обязанности устанавливаются в зависимости от разряда работника, категории служащего, чина и т.п. При этом квалификация тем выше, чем выше разряд. Поэтому у рабочих или служащих одной профессии, но разных квалификаций будут различаться должностные обязанности и, соответственно, размер оклада.
Раздел 3. Права
В этом разделе описываются права, которые необходимы работнику для выполнения должностных обязанностей.
Например, работник имеет право запрашивать через непосредственного своего руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
Раздел 4. Ответственность
В этом разделе указываются ответственность работника за несоблюдение должностной инструкции, а также иных локальных нормативных актов работодателя.
Пределы ответственности определяются должностью работника. Например, кассир несет полную материальную ответственность за вверенные ему ценности.
Производственные и должностные инструкции
Итак, производственная инструкция может использоваться в фирме наряду с иными источниками по охране труда. Некоторые из них схожи с ней, дополняют ее. В частности, производственная инструкция очень схожа с должностной.
В некоторых случаях их правомерно рассматривать как синонимы. Для составления должностной инструкции могут быть использованы те же источники права, что отмечены выше. Но, собственно, производственная инструкция характеризует, главным образом, рабочие должности, и потому составляется чаще всего кадровыми службами промышленных предприятий. В соответствующем документе значимое место занимает описание технологического процесса, которому должен следовать работник фирмы в рамках выполнения собственной трудовой функции.
То есть сфера применения рассматриваемого документа — более узкая. Производственная инструкция регламентирует трудовую деятельность в промышленных фирмах. В свою очередь, для сервисных предприятий более характерно издание документов второго типа. Но с точки зрения структуры те и другие будут практически одинаковыми.
Разработка Производственных Инструкций! Полный Расклад!
По указанию вышестоящих органов; при внедрении новой техники и технологии; по результатам расследования производственного травматизма, аварий, катастроф; при изменении типовой инструкции; при изменении технологического процесса или условий работы, а также при использовании новых видов оборудования, материалов, аппаратуры, приспособлений и инструментов.
Ответственность за своевременную проверку и пересмотр инструкций несут руководители подразделений – разработчиков.
Если в течение указанного выше срока условия труда работников на предприятии не изменились, то приказом (распоряжением) по предприятию действие инструкции для работников продлевается на следующий срок, о чём делается запись на первой странице инструкции (ставится штамп «Пересмотрено», дата и подпись лица, ответственного за пересмотр инструкции).
Руководители предприятий обеспечивают инструкциями всех работников и руководителей заинтересованных подразделений (служб) предприятия.
17.10.Выдача инструкций руководителям подразделений (служб) должны производиться службой охраны труда с регистрацией в журнале выдачи инструкций.
17.11.У руководителя подразделения (службы) предприятия должен постоянно храниться комплект действующих в подразделении (службе) инструкций для работников всех профессий и по всем видам работ данного подразделения (службы), а также перечень этих инструкций, утверждённый руководителем предприятия.
17.12. У каждого руководителя участка, мастера и т.п. должен быть в наличии комплект действующих инструкций для работников, занятых на данном участке, по всем профессиям и видам работ.
17.13 Инструкции работникам могут быть выданы на руки, под роспись в журнале инструктажа для изучения при первичном инструктаже, либо вывешены на рабочих местах или участках, либо хранится в ином месте, доступном для работников.
Дата публикования: 2015-10-09; Прочитано: 2521 / Нарушение авторского права страницы
Самым ценным своим качеством я считаю умение вызывать у людей энтузиазм и развивать то, что есть лучшего в человеке, с помощью признания его достоинств и поощрения. (Чарльз Швэб, американский менеджер)
Что представляет собой производственная инструкция?
Под производственной инструкцией принято понимать локальный правовой акт, который регламентирует трудовую функцию наемного сотрудника, определяет перечень его обязанностей, прав, а также условий наступления ответственности за те или иные действия. Можно отметить, что охрана труда на предприятии предполагает составление сотрудниками фирмы, отвечающими за управление кадрами, наряду с рассматриваемым документом также таких источников, как инструкция по пожарной безопасности, инструкция по охране труда.
Все типы отмеченных источников составляются в соответствии с законодательством РФ, а также в силу установленных на конкретном предприятии внутрикорпоративных норм. Охрана труда на предприятии — процесс, который требует самого большого внимания разработке рассматриваемых разновидностей документов.
В производственной инструкции фиксируются нормы, характеризующие конкретную должность в компании. Так, в ней отражаются правила, устанавливающие то, какие работы обязан выполнять сотрудник, требования к уровню квалификации работника.
Рассмотрим подробнее особенности использования рассматриваемых документов.
Как включить должностную инструкцию в трудовой договор работника?
-
Инструкцию можно оформить как неотъемлемое приложение трудового договора, указав на его наличие в тексте договора. Должностная инструкция становится обязательной с момента подписания трудового договора.
-
Трудовой договор может содержать ссылку на должностную инструкцию, как на отдельный документ. В таком случае, обязательно ознакомление с инструкцией под подпись работника.
-
Трудовой договор может не содержать упоминания о должностной инструкции. В таком случае, должностная инструкция вводится на предприятии отдельным приказом либо распоряжением руководителя. При соблюдении процедуры ознакомления и отсутствии изменений в трудовой функции работника по сравнению с указанной в трудовом договоре, она становится обязательной для работника.
Взаимосвязь производственной инструкции с другими внутрикорпоративными источниками
Рассматриваемый документ довольно тесно связан с иными локальными нормативными актами, которые издаются на предприятии. Прежде всего, следует отметить, что производственная инструкция — источник, который может быть разделен на ряд категорий. Каких именно?
Есть такие источники, как производственная инструкция пожарной безопасности. В ней особое внимание уделено, таким образом, правилам реагирования сотрудников на возникновение пожарной угрозы. Она может дополнять основную производственную инструкцию или издаваться в качестве отдельного локального источника.
Есть инструкции производственной санитарии. В них фиксируются нормы, отражающие то, каким образом сотрудникам действовать в целях поддержания необходимого уровня санитарных условий осуществления трудовой деятельности. Данный документ, опять же, может дополнять основной или издаваться в качестве самостоятельного локального источника.
В некоторых случаях источник, о котором идет речь, может регламентировать трудовые функции не по должностям, а по направлениям деятельности специалистов. Например, могут составляться производственные инструкции по эксплуатации электроустановок. Существуют документы схожего назначения, связанные с иными сферами охраны труда — не имеющими прямого отношения к трудовым функциям работников предприятий. Так есть производственно-технические инструкции, которые по своей структуре могут быть приближены к руководствам по эксплуатации тех или иных объектов основных средств, используемых в производстве.
Документ, о котором идет речь, разрабатывается для каждой позиции специалистами кадровой службы компании. Для этого может быть использована типовая производственная инструкция для той или иной должности, а также различные источники права. Например — Квалификационный справочник, утвержденный Министерством труда РФ в Постановлении № 37, изданном 21.08.1998 года. Часто задействуются в этих целях и отраслевые источники права, рекомендации экспертов и аналитиков.
То, какой источник нужно использовать для разработки оптимальной должностной инструкции, зависит от масштабов предприятия, типов выпускаемой продукции, особенностей организации производственного процесса. Также могут иметь значение требования к соответствующим документам, которые выдвигаются со стороны вышестоящей организации, собственников фирмы, инвесторов.
Производственные и должностные инструкции
Итак, производственная инструкция может использоваться в фирме наряду с иными источниками по охране труда. Некоторые из них схожи с ней, дополняют ее. В частности, производственная инструкция очень схожа с должностной.
В некоторых случаях их правомерно рассматривать как синонимы. Для составления должностной инструкции могут быть использованы те же источники права, что отмечены выше. Но, собственно, производственная инструкция характеризует, главным образом, рабочие должности, и потому составляется чаще всего кадровыми службами промышленных предприятий. В соответствующем документе значимое место занимает описание технологического процесса, которому должен следовать работник фирмы в рамках выполнения собственной трудовой функции.
То есть сфера применения рассматриваемого документа — более узкая. Производственная инструкция регламентирует трудовую деятельность в промышленных фирмах. В свою очередь, для сервисных предприятий более характерно издание документов второго типа. Но с точки зрения структуры те и другие будут практически одинаковыми.
Должностная инструкция и должностные обязанности работника
При приеме на работу помимо заключения трудового договора новому сотруднику нередко работодатели предлагают ознакомиться еще и с должностной инструкцией. Некоторые работники подписываются под текстом инструкции, не читая ее, другие же удивляются: все ведь прописано в договоре, так зачем же еще одна бумажка? Работодатели зачастую относятся к должностным инструкциям пренебрежительно: во-первых, это документ необязателен для коммерческих организаций, во-вторых, как и работники искренне не понимаю, зачем «дублировать» трудовой договор. Основные права и обязанности работника действительно закрепляются в трудовом договоре, но прописать абсолютно все должностные обязанностиработника в его тексте тяжело, а потому они обычно формулируются очень размыто. Очень часто в коммерческих организациях вообще существует лишь один типовой трудовой договор для всех сотрудников, поэтому в случае конфликта очень тяжело доказывать, что работник действительно не выполнил свои трудовые обязанности. Результатом такого пренебрежительного отношения к должностным инструкциям становятся конфликты между работником и администрацией, доходящие порой и до судебного разбирательства. Так зачем же нужна должностная инструкция? Должностная инструкция – это тот документ, который способен предотвратить все или почти все разногласия сторон по поводу должностных обязанностей и максимально конкретизировать трудовую функцию работника. Предположим, что работодатель увольняет сотрудника за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, которое выразилось в том, что сотрудник отчитывался о проделанной работе не в письменной, а в устной форме. В трудовом договоре записано просто: «должен отчитываться», в какой именно форме, не указано. Такое увольнение вполне может быть признанным незаконным, поскольку доказать, что работник отчитался (не отчитался) в устной форме, весьма проблематично. Вот такая конкретика и должна содержаться в должностной инструкции. Уточнение прав сотрудника напрямую способствует качественному выполнению им своих должностных обязанностей. Например, для выполнения задания начальника работнику нужно получить какую-то информацию из другого отдела или службы. Если сотрудник не имеет права на получение таких сведений, а коллеги их не предоставят, то наказать работника за невыполнение задания будет нельзя. Другой вопрос, если такое право закреплено в его должностной инструкции, но он им не воспользовался… Вот тут уже речь может идти и о применении дисциплинарного взыскания. Главное же отличие должностной инструкции от трудового договора состоит в том, что она является «обезличенным» документом, то есть утверждается не для данного конкретного сотрудника, а для должности. При переводах сотрудников на другие должности серьезные изменения в трудовой договор вносятся редко, что приводит к коллизии: должность у работника новая, а должностные обязанности у него старые.
Функциональные обязанности работника: отличие от должностных обязанностей
- не «организация эффективной коммерческой деятельности», а «увеличение маржинальной рентабельности предприятия» — для коммерческого директора;
- «не уборка офиса», а «постоянное поддержание чистоты и порядка в помещениях» — для уборщицы;
- не «проведение технического обслуживания и ремонта оборудования», а «снижение количества отказов оборудования в цехе» — для слесаря-механика;
- не «подготовка и проведение программ обучения сотрудников», а «выполнение заказов цехов на подготовку рабочих и мастеров для производства новых изделий» — для менеджера по персоналу;
- не «ведение базы данных о товарных остатках продукции на складе», а «обеспечение соответствия информации о товарных остатках в базе данных 1С реальному количеству товаров на складе» — для начальника склада и т.д.
Подобные примеры можно подобрать для любой должности в организации.