Все про медосмотр по новым правилам с 2021 года
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Все про медосмотр по новым правилам с 2021 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Итак, чтобы получить компенсацию, соискатель должен предъявить нанимателю и бухгалтерии документы, которые доказывают факт оплаты и виды оказанных мед. услуг. Наниматель оплату за мед. услуги производит, руководствуясь подтверждающими документами. Законодательство перечень таких документов не устанавливает.
Какие документы подтверждают оплату пройденного медосмотра
Между тем закон выдвигает вполне четкое требование к подтверждению подобных трат. Оно гласит, что все траты по медосмотрам нужно подтверждать документами, оформление которых соответствует предписаниям и нормам законодательства РФ. Если речь идет о первичной документации, подтверждающие хозяйственные операции, они должны составляться согласно утвержденным типовым формам. Если форма какого-то документа разрабатывается самостоятельно, то она должна содержать обязательные реквизиты и т. д.
В ситуации, когда наниматель заключил договор с мед. организацией, подтверждающим документом может быть, например, платежное поручение либо акт оказания конкретных услуг. Акт унифицированной формы не имеет, поэтому при его составлении следует включать в него требуемые законом реквизиты.
Если соискатель обращался в мед. организацию лично, и сам оплачивал услуги, то, соответственно, предъявляются совершенно иные документы, удостоверяющие факт оплаты. Это может быть, к примеру, кассовый чек либо другие документы, из которых следует, что такая-то мед. услуга оказана.
Получение результатов медосмотра
Предварительный или периодический медосмотр считается завершённым, когда выдано заключение врачей-специалистов и результаты лабораторных и функциональных исследований в объеме, установленном договором между медицинской организацией и работодателем, с учетом результатов ранее проведенных (не позднее одного года) медицинских осмотров и диспансеризации.
Кроме заключения составляется заключительный акт по итогам проведения периодических остров не позднее чем через 30 дней после их завершения. В его разработке принимает участие проводившая медосмотр организация, представители работодателя и федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный на осуществление государственного контроля и надзора в сфере обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения.
Как обычная работа может стать вредной
Если вам кажется, что в офисе нет вредных факторов, – это ошибка. В Перечне есть подпункт 3.2.2.4., который называет работу с ПЭВМ более 50% рабочего времени вредным фактором.
Офисные сотрудники большую часть времени проводят за компьютером: менеджеры, бухгалтеры, тем более программисты и сисадмины. В 2019 году Минтруд собирался внести изменения в Перечень и исключить пункт о компьютерах из списка, ведь машины совершенствуются и сейчас их влияние на зрение не такое, как раньше.
Пока это только проект, поэтому до внесения изменений правило остается действующим. Однако чиновники полагают, что нужно принимать во внимание еще и результаты СОУТ. Если условия труда для конкретного рабочего места (нескольких аналогичных мест) признаны допустимыми или оптимальными, то можно не проводить медосмотры, ведь получается, что отсутствует вредное влияние.
Правда далее их мнения расходятся: признавать безопасными вообще все подобные рабочие места или только те, где рабочее время за ЭВМ занимает менее 50%. Судебная практика в этом смысле тоже противоречивая. Для избегания споров рекомендуется все же проводить медосмотры.
Что делать, если в приёме на работу отказано
Бывают ситуации, когда человек оплатил медосмотр из собственного кармана, но врачи признали его профнепригодным для трудоустройства по этой специальности. На первый взгляд, работодатель не должен возмещать расходы: соискатель не является сотрудником компании. Это расхожее заблуждение.
В законе не указано, что в случае отказа в приёме на работу работодатель освобождается от выплаты денежной компенсации за прохождение медицинской комиссии. Поэтому если врачи признали соискателя непригодным, также пишется заявление о возмещении расходов и предоставляется пакет документов, рассмотренный выше.
Если руководитель отказывается компенсировать финансовые затраты, соискатель может обратиться в трудовую инспекцию или судебные инстанции. Юридическая практика показывает, что в подобных ситуациях закон оказывается на стороне истца. В таких случаях, после вынесения положительного решения средства взыскиваются с работодателя в принудительном порядке.
Работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, а также некоторых других работодателей проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) медицинские осмотры в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний (ч. 2 ст. 213 ТК РФ).
Согласно ч. 7 ст. 213 ТК РФ предусмотренные для указанной категории работников предварительные медицинские осмотры осуществляются за счет средств работодателя (см. также абз. 12 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).
Следовательно, если в данной ситуации расходы на предварительный медосмотр вместо работодателя понес работник, он имеет право на их возмещение со стороны работодателя в полном объеме.
При этом работник должен представить документы, подтверждающие размер понесенных им при прохождении медицинского осмотра расходов.
Таким образом, поскольку обязанность по организации необходимых медицинских осмотров работников (в том числе и их оплата) возложена на работодателя, отказ работодателя возместить работнику расходы на прохождение предварительного медицинского осмотра, подтвержденные документально, является нарушением трудового законодательства.
Если работодатель отказывается возместить работнику расходы на прохождение предварительного медицинского осмотра, работник имеет право обратиться в суд или направить жалобу в государственную инспекцию труда того субъекта Российской Федерации, на территории которого зарегистрирован работодатель. Подать жалобу можно путем личного обращения в инспекцию, а также посредством электронного ресурса Онлайнинспекция.рф.
В случае нарушения трудового законодательства работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Согласно ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение трудового законодательства влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
1) на должностное лицо в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
2) на лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
3) на юридическое лицо – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Выплаты за работу в условиях COVID-19
Дополнительные гарантии в виде единовременных и ежемесячных выплат установлены работникам медицинских организаций при исполнении ими трудовых обязанностей в условиях COVID-19.
Например, пострадавшим от COVID-19 при исполнении трудовых обязанностей медработникам в случае развития у них заболевания (синдрома) или осложнения, вызванных COVID-19, повлекших за собой временную нетрудоспособность, но не приведших к инвалидности, полагается единовременная страховая выплата в размере 68 811 руб.
Также в период с 01.11.2020 по 31.12.2022 отдельным медицинским работникам производятся специальные социальные выплаты. В частности, врачам, оказывающим скорую медицинскую помощь по диагностике и лечению COVID-19, полагается выплата в размере 2 430 руб. за нормативную смену, определяемую как 1/5 продолжительности их рабочего времени в неделю (пп. «а» п. 2 Постановления Правительства РФ от 30.10.2020 N 1762; пп. «а» п. 1, п. 7 Постановления Правительства РФ от 23.11.2020 N 1896).
Доходы медицинских работников в виде указанных выплат в связи с работой в условиях COVID-19 не облагаются НДФЛ (п. 81 ст. 217 НК РФ).
Документы для возврата денежных средств
Для того чтобы работодатель перечислил компенсацию за пройденный медосмотр, нужно подать в его адрес заявление. Заявление составляется в произвольном порядке и содержит указание на следующую информацию:
- ФИО руководителя, в адрес которого оно подается;
- наименование компании-работодателя;
- ФИО сотрудника-заявителя и его должность;
- название документа: «Заявление»;
- сущность просьбы: выплатить компенсацию по расходам на медицинский осмотр;
- размер компенсации;
- дата подачи заявления;
- подпись заявителя с расшифровкой.
Процедура возмещения медосмотра сотрудникам
Каждым работодателем может быть выбран один из наиболее удобных вариантов компенсирования расходов, которые были понесены сотрудниками во время прохождения медицинского осмотра:
- Заключение официального договора с соответствующим медицинским учреждением. Предметом такого соглашения будет являться предоставление диагностических и иных медицинских услуг, которые предлагаются будущим работникам конкретной организации. Все обязательства сторон при этом отражаются в соответствующих пунктах заключенного договора. Там же указывается и стоимость услуг. Данный вариант можно назвать максимально удобным. При его выборе сотруднику не нужно будет тратить свои собственные денежные средства и потом получать за них соответствующую компенсацию.
- Направление сотрудника на медицинский осмотр за его собственный счет, с последующим предоставлением положенной денежной компенсации. Для получения этой компенсации служащему необходимо будет оформить различные документы. Главным из них, безусловно, будет являться соответствующее письменное заявление о получении денежных средств. После составления данный документ передается на стол начальству. Руководитель, в свою очередь, ставит на заявлении собственную визу и направляет его для дальнейшей работы в отдел бухгалтерии.
- Самостоятельное прохождение физическим лицом медицинского обследования и последующее предоставление работодателю всех необходимых документов для оплаты. Как правило, такой вариант нередко используется при прохождении осмотров кандидатами на ту или иную должность. О вопросе прохождения человек может позаботиться заранее и получить все необходимые медицинские услуги за свой собственный счет.
В таком случае сразу после трудоустройства новичку нужно будет представить работодателю личное заявление, а также документы, подтверждающие оплату медицинских услуг. Руководитель, в свою очередь, утверждает оплату, а также передает полученные им документы в отдел бухгалтерии. В большинстве случаев денежная компенсация выплачивается сотруднику в день выдачи заработной платы на предприятии. Сразу следует отметить, что данный вариант нередко оказывается наиболее проблематичным для соискателя. Дело в том, что здесь всегда будет присутствовать вероятность получения отказа от работодателя. В этом случае единственным способом предъявления официальных претензий и защиты собственных прав может стать только обращение в судебное учреждение.
Как возвращать деньги: пошаговая инструкция для сотрудника
Если кандидат на должность был вынужден по инициативе работодателя отправиться на предварительное медицинское обследование, то он имеет право требовать возмещения всех денежных расходов.
Перед прохождением медосмотра на предприятии работнику выдается направление, в котором указывается перечень врачей, которых необходимо пройти. Стоимость услуг именно этих специалистов будет возмещать работодатель.
Для получения возмещения работник должен обратиться в бухгалтерию предприятия и предоставить следующий пакет документов:
- заявление с просьбой возместить потраченные средства;
- направление на прохождение медицинского обследования;
- квитанция об оплате медицинских услуг;
- медицинское заключение врачей.
Если работнику отказано в трудоустройстве, то работодатель в любом случае обязан возместить потраченные на медосмотр средства. Если работодатель отказывает в оплате, то работник имеет право обратиться в суд с исковым заявлением.
Как возвращать деньги: пошаговая инструкция для сотрудника
Если кандидат на должность был вынужден по инициативе работодателя отправиться на предварительное медицинское обследование, то он имеет право требовать возмещения всех денежных расходов.
Перед прохождением медосмотра на предприятии работнику выдается направление, в котором указывается перечень врачей, которых необходимо пройти. Стоимость услуг именно этих специалистов будет возмещать работодатель.
Для получения возмещения работник должен обратиться в бухгалтерию предприятия и предоставить следующий пакет документов:
- заявление с просьбой возместить потраченные средства;
- направление на прохождение медицинского обследования;
- квитанция об оплате медицинских услуг;
- медицинское заключение врачей.
Если работнику отказано в трудоустройстве, то работодатель в любом случае обязан возместить потраченные на медосмотр средства. Если работодатель отказывает в оплате, то работник имеет право обратиться в суд с исковым заявлением.
Кто составляет приказ
Как правило, непосредственная задача по формированию приказа возлагается на сотрудника секретариата или специалиста отдела кадров, но иногда эту обязанность выполняет юрисконсульт или сам директор предприятия. В любом случае, это должен быть человек, имеющий четкое представление о том, как писать распорядительные документы и не понаслышке знакомый с трудовым и гражданским законодательством РФ.
То, насколько ответственно и внимательно отнесется исполнитель к составлению приказа, зависят и будущие возможные претензии (или их отсутствие) со стороны надзорных органов (той же самой трудовой инспекции, к примеру).
После того, как приказ будет оформлен, он в обязательно порядке должен быть передан на подпись руководителю фирмы, поскольку без его автографа документ не обретет законной юридической силы.
Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:
- неправильно написать название организации;
- не проставить или написать неправильно дату составления документа;
- не указать регистрационный номер;
- не написать компенсируемую сумму прописью;
- неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
- не указать должность;
- не указать ответственное лицо;
- внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
- написать текст неразборчивым почерком;
- сделать много исправлений в документе;
- сделать орфографические ошибки;
- неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
- искусственно состарить документ;
- затереть ластиком текст.
Страховые взносы по медосмотру: проводки
Порядок отражения операций по медосмотру наемных работников зависит от того, каким способом проводилась оплата и от типа медкомиссии. Например, компания, занимающаяся услугами общепита, заключила договор с медучреждением на проведение очередного профосмотра наемных работников и оплатила его. Сумма сделки составляет 15 600 руб. Для этой категории персонала медосмотры должны проводиться регулярно на обязательной основе, страховые взносы при периодических медосмотрах в этом случае не будут начислены. Проводки:
-
Д26 – К76 – 15 600 руб., отражена сумма расходов на медосмотр;
-
Д76 – К51 – 15 600 руб., погашена стоимость услуг медучреждения.
Другая ситуация – в компании нет работников, которые должны обязательно проходить медкомиссию, но работодатель по собственной инициативе отправил сотрудников на медицинское обследование. В этом случае составляется корреспонденция Д91.2 – К76.
Если же оплату медуслуг производят сами работники, предприятие в заявительном порядке возмещает им эти затраты. В учете это проводится следующими записями:
-
Д91.2 – К73 – 15 600 руб., начислена компенсация сотрудникам за пройденный медосмотр;
-
Д73 – К68/НДФЛ – 2028 руб. (15 600 х 13%), удержан НДФЛ (как рекомендует Минфин и ФНС в своих письмах);
-
Д73 – К51 – 13 572 руб. (15 600 – 2028), произведена выплата компенсации персоналу.
Заключение с сотрудником трудового договора без проведения обязательного предварительного медицинского осмотра является нарушением законодательства о труде и об охране труда. Данный проступок влечет наложение административного штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на должностных лиц – от 1000 руб. до 5000 руб.;
- на индивидуальных предпринимателей – от 1000 руб. до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- на юридических лиц – от 30 000 руб. до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
В свою очередь нарушение законодательства о труде должностными лицами, ранее подвергнутыми административному наказанию за аналогичный проступок, наказывается дисквалификацией на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Согласно ст. 84 ТК РФ трудовой договор с сотрудником, не прошедшим медосмотр, может быть прекращен вследствие нарушения установленных законодательством правил его заключения. Причем если данное нарушение было допущено не по вине сотрудника, то прежде чем с ним расстаться, следует предложить все вакантные должности, имеющиеся у данного работодателя. В этом случае при увольнении работника ему выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка.
Если претендент сам отказался пройти обязательный медосмотр, то ему смело можно отказать в данной работе.
Расходы при приеме на работу
Затраты на медосмотр кандидатов учитываются в бухгалтерском учете как обычные затраты по основной деятельности, на соответствующих счетах БУ:
Д 20 (26,23,25,44) К 76(60)
В налоговом учете (для целей расчета налога на прибыль или единого налога при УСН) расходы также принимаются (см. п. п 7 и 8 п. 1 статьи 264 НК РФ и пп. 5 п. 1 статьи 346.16 НК РФ). В частности на УСН по разъяснениям Минфина эти затраты входят в состав материальных расходов, как часть производственного процесса.
Неважно, прошел отбор кандидат или нет, даже если результаты медосмотра оказались неприемлемыми для принятия его на работу, их можно учесть. Хотя некоторые споры вызывает ситуация, когда потенциальный работник самостоятельно заключает договор на медкомиссию и затем предъявляет документы для возмещения ему таких затрат
В большинстве случаев налоговые органы и суды признают, что эти затраты по закону обязан нести работодатель, поэтому возмещение работнику расходов не приводит к образованию у него дохода, облагаемого НДФЛ и взносами. Отмечу, что возмещение возможно, если работник сам обратится за ним. Главное, чтобы организация, проводившая медосмотр, имела лицензию, а сотрудник предоставил договор, документы по оплате и оказанию услуги. Для организации принять в БУ затраты можно на основании актов оказанных услуг, а для налогового учета на УСН важен факт оплаты.
Обратите внимание! С 1 июля 2019 года в кассовом чеке должно быть указано наименование покупателя (заказчика), его ИНН и некоторые другие реквизиты (пп. 6.1 ст
4.7 Закона 54-ФЗ), если расчет производится с организацией (ИП), в том числе через подотчетное лицо.
Еще один довод не платить взносы за кандидата — это отсутствие трудовых отношений. Поскольку физическое лицо не является застрахованным лицом, то и взносы начислять не нужно.
Кому нужно проходить медкомиссию при трудоустройстве
Существуют определённые категории сотрудников, для которых прохождение медосмотра предопределено действующим законодательством:
- водители — обязательно прохождение нарколога и психолога;
- персонал, задействованный на предприятиях с вредными и опасными условиями труда — фактор вредности определяется специальной оценкой;
- офисные служащие, вынужденные проводить за компьютером больше половины рабочего времени — ежегодно;
- сотрудники предприятий общепита — оформление медкнижки;
- работники пищевых предприятий — оформление медкнижки;
- персонал, работающий в непосредственном контакте с детьми — преподавательский состав дошкольных и школьных учреждений, включая группы временного пребывания;
- сотрудники сфер бытового обслуживания — банно-прачечные комплексы, парикмахерские, салоны красоты и пр.;
- медперсонал — поликлиники, лаборатории, стационары.
Помимо этого, медкомиссии проходят несовершеннолетние сотрудники и персонал, откомандированный на Крайний Север и районы с аналогичными условиями.
Возмещение через компенсацию
В случае, когда соискатель на должность самостоятельно оплачивает в клинике осмотр, диагностику и анализы, он обязан предоставить в организацию подтверждающие и платежные документы для возмещения расходов. Претендент на вакантное место обращается в бухгалтерию, независимо от результата осмотра, со следующим перечнем:
- заявление на имя директора с просьбой компенсировать расходы;
- направление на медосмотр;
- договор с медицинским учреждением;
- квитанции, чеки, платежные поручения об оплате медицинских услуг;
- заключение медкомиссии;
- паспорт;
- трудовая книжка;
- реквизиты для перечисления денежных средств.
После рассмотрения документов и одобрительной визы руководства бухгалтерия перечисляет деньги на указанные реквизиты. Хотя срок выплат не регламентирован законодательством, рекомендуется делать перечисления в ближайшую зарплату или аванс, чтобы избежать трудовых конфликтов.
Работник имеет полное право подать в суд на работодателя, в случае отказа последнего возмещать расходы на медкомиссию. При этом руководство организации не имеет права ссылаться на недостаток средств в бюджете. Пострадавшая сторона имеет право подать в суд спустя 3 месяца после отказа от выплаты или в любой момент, когда станет очевидно, что были нарушены трудовые права.